Rechtssichere E-Mail Archivierung
Seit Anfang dieses Jahres ist es endgültig: Nicht nur Geschäftsunterlagen, sondern auch geschäftliche E-Mails müssen archiviert werden. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind demnach rechtlich verpflichtet, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufzubewahren. Vernachlässigen die Unternehmen diese Pflicht – drohen ernsthafte Konsequenzen.
Jedes Unternehmen wickelt heutzutage seine Geschäfte hauptsächlich per Email ab – es ist bequem, kostet nichts und funktioniert in der Regel zuverlässig und schnell. Allerdings ist damit auch ein hohes Risiko verbunden: Eine E-Mail kann schnell versehentlich gelöscht werden und das Unternehmen kann auf diese Weise wichtige Informationen verlieren.
Um das zu verhindern ist eine rechtssichere E-Mail Archivierung absolut notwendig.
Wann müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Wenn sie die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben. Das Gleiche gilt für die steuerlich relevanten Anhänge wie Rechnungen oder Angebote. Nur E-Mails, die als Begleitschreiben dienen, dürfen gelöscht werden. Die relevanten Anhänge muss man dabei archivieren.
Das bedeutet – alle E-Mails, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind – unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.
Reicht es aus, wenn die E-Mails einfach ausgedruckt werden?
Nein. Alle E-Mails müssen unveränderbar, auffindbar und stets abrufbar sein. Es muss gewährleistet sein, dass der Steuerprüfer zu jeder Zeit den Zugang zu den Unterlagen bekommen kann und die E-Mails sowohl mit Volltextsuche als auch maschinell prüfen kann.
Wie lange muss man die E-Mails aufbewahren?
Zwischen 6 und 10 Jahren (das hängt von der steuerlichen Relevanz ab).
Was muss eine rechtssichere E-Mail Archivierung können?
- Klare Ordnungsstruktur für Ihre E-Mails: Es muss gewährleistet sein, dass jeder Geschäftsvorfall eindeutig zugeordnet werden kann
- E-Mails müssen vollständig erfasst werden, es dürfen keine Informationen verloren gehen
- E-Mails müssen vor Manipulationen sicher sein
- Nachrichten müssen so abgespeichert werden, dass sie vor der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden können
- Alle Dokumente müssen für die Betriebsprüfung sofort einsehbar sein und sowohl manuell auch maschinell lesbar sein.
Was passiert mit privaten E-Mails?
Am besten sollten private E-Mails im Unternehmen verboten werden. Denn es kann zu Problemen mit dem Datenschutz führen. Auch wenn Mitarbeiter für die Speicherung ihrer Mails zustimmen, haben die externen E-Mail-Empfänger Recht auf Schutz Ihrer Privatsphäre.
Welche Vorteile bringt eine E-Mail Archivierung?
Rechtliche Sicherheit
Nur eine professionelle rechtssichere E-Mail Archivierung kann garantieren, dass E-Mails vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufbewahrt werden.
Kostenersparnis
Dank Managed Services können Unternehmen Aufwände vermeiden, die sonst für die Einführung einer Achivierungslösung entstehen würden. Man muss keine Software kaufen, sondern erhält die Leistung schlüsselfertig und kann trotzdem jederzeit auf das gesamte Archiv zugreifen.
Schutz vor Datenverlust
Daten können schnell verloren gehen – bei technischen Problemen oder wenn man versehentlich oder absichtlich seine E-Mails löscht (zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt). Mit einer E-Mail Archivierung kann man alle E-Mails inklusive Anhänge sicher aufbewahren.
Bessere Produktivität
Dank einem schnellen Zugriff auf die E-Mails können die Nutzer in wenigen Sekunden Informationen finden – das spart enorm viel Zeit und steigert die Arbeitsproduktivität. Alle E-Mails können zudem bei Bedarf mit einem Klick wiederhergestellt werden, ohne dass man aufwändige Datenwiederherstellungen durch den Administrator durchführen muss.
Unabhängigkeit und Sicherheit des Unternehmens
Besonders für Unternehmen, die ihre E-Mails nicht auf lokalen E-Mail-Servern, sondern auf den Servern externer Unternehmen im Internet speichern, dient eine Archivierung als zusätzliche Sicherungsmaßnahme. So hat man seine Daten immer unter Kontrolle.
Speicherbedarf wird wesentlich weniger
Gerade große Unternehmen haben große Volumen an Daten. Die zusätzliche rechtssichere E-Mail Archivierung kann die Kapazitäten sprengen. Durch die Auslagerung der Archivierung können Unternehmen Ihre IT-Kapazitäten deutlich entlasten.
Nehmen Sie die E-Mail-Archivierung nicht auf die leichte Schulter. Kontaktieren Sie uns jetzt und fordern Sie ein individuelles Angebot an! Mit unserem Managed Service bekommen Sie eine fertige E-Mail-Archivierungslösung, ohne dass Sie dafür teure Software oder Hardware anschaffen müssen.
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Olga Ziesel ist Kommunikationswissenschaftlerin und Expertin für Social Media und PR bei der Agentur Awantego
