Wiese sollte ein modernes und kundenorientiertes mittelständisches Unternehmen überhaupt eine neue Softwarelösung für das Kundenmanagement , dem CRM System, und den Vertrieb benötigen? Diese Frage lässt sich klar und präzise beantworten: Mit unstimmigen Zahlen und Prozessen kann kein Unternehmen im Mittelstand expandieren und auf Dauer erfolgreich sein. Dies gilt gerade in den heutigen Zeiten, wo viele mittelständische Unternehmen ihren Vertrieb digitalisiert haben, sodass es fast schon notwendig ist, in sämtlichen Bereichen (Controlling, Marketing und Vertrieb) geschäftliche Prozesse zu optimieren und demzufolge auch zu digitalisieren.

Wieso braucht ein Unternehmen ein Customer-Relationship-Management (CRM)?

Der Erfolg eines Unternehmens muss auf einer gut durchdachten Strategie beruhen und darf keinesfalls das Produkt glücklicher Umstände sein. Das Prinzip Zufall und Hoffnung ist im Zeitalter der Digitalisierung keine sinnvolle Strategie, um sich gegen die Konkurrenz zu behaupten und am Markt bestehen zu bleiben. Unternehmenssteuerung, Unternehmenscontrolling und Optimierung bestehender Vertriebswege stellen heutzutage die wichtigsten Kriterien für erfolgreiche Umsätze dar. Aufgaben, die früher im Microsoft Excel oder Karteikarten umgesetzt werden konnten, müssen heute digital abgebildet und jederzeit verfügbar sein. Der digitale Wandel wirkt sich besonders stark auf den Vertriebs-Bereich aus. Der Vertrieb wird also lägst nicht mehr analog, sondern zunehmend immer mehr digital realisiert. Darüber hinaus spielt ein modernes CRM-System, wie beispielsweise Salesforce oder Pipedrive insbesondere dort seine Stärken aus, wo sich das Vertriebsteam als mehreren Mitarbeitern zusammensetzt.

Gute Gründe, warum Ihr Unternehmen ein CRM-System benötigt

Grund 1: zentralisierte Datenbank

Einer der wichtigsten Gründe, weswegen viele Unternehmen auf moderne ERP– und CRM-Systeme umsteigen, ist, ist eine detaillierte Übersicht über alle Kundenkontakte in allen Kanälen. Diese werden in einer zentralen Datenbank gespeichert, die entweder auf einem unternehmensinternen Server oder in der Cloud betrieben werden kann. Wenn Sie alle Kundenkontakte konsolidieren und damit auch Ihre Marketing- und Vertriebsabteilung optimieren möchten, ist die Anschaffung eines modernen CRM-Systems auf jeden Fall empfehlenswert.

Grund 2: Dubletten

Vielen Mitarbeitern aus dem Vertriebs- und Marketing-Bereich ist das folgende Szenario sicherlich bekannt: Das Schlimmste, was bei der Erfassung von Kundendaten geschehen kann, sind duplizierte und veraltete Einträge, die durch den Prozess der Parallelerfassungen immer wieder begünstigt werden. Sollte ein Unternehmen über kein zentrales CRM-System verfügen, nutzen Mitarbeiter in den meisten Fällen Excel- und Word-Tabellen, um Kundendaten einzutragen. An dieser Stelle kommt es jedoch häufig zu Problemen, die durch Redundanz, Duplikation und Unvollständigkeit der eingetragenen Kundendaten begünstigt werden. So kann es im schlimmsten Fall passieren, dass kein Mitarbeiter mehr weiß, welche Daten aktueller sind und welcher Mitarbeiter wann das letzte Mal mit einem Kunden Kontakt gehabt hat. Eine passende Branchenlösung kann in solchen Fällen Abhilfe schaffen.

Grund 3: Starkes Unternehmenswachstum

Falls Ihr Unternehmen, eine starke Expansion erlebt hat, dann empfiehlt sich die Anschaffung einer leistungsstarken CRM-Software. Ihre Marketing- und Vertriebsdaten haben Sie sehr wahrscheinlich bisher über Excel und Outlook erfasst und administriert. Da diese Tabellen und Listen in den meisten Fällen nicht miteinander verbunden sind, gibt es auch keine zentralisierte Datenverwaltung. Mit einem CRM-System können Sie sämtliche Prozesse miteinander verbinden und koordinieren. So können Sie beispielsweise auf einen Blick sehen, ob ein Mitarbeiter Ihres Callcenters zu einem bestimmten Kunden bereits Kontakt aufgenommen hat und welche E-Mails eingetroffen sind.

Grund 4: Viele unterschiedliche Standorte

Wenn ein Unternehmen ausschließlich von einem Standort tätig ist, hat der Marketing- bzw. Vertriebsleiter in der Regel jederzeit Einsicht in sämtliche Aktivitäten, die stattgefunden haben. Sollten jedoch von mehreren Standorten aus parallele Kundenkontakte gepflegt werden, kann die gesamte Angelegenheit sehr schnell unübersichtlich werden. In solchen Fällen empfiehlt sich der Einsatz einer CRM-Software.

Grund 5: Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter, die täglich mit unterschiedlichen Software-Produkten und Datei-Formaten klarkommen müssen, verlieren viel Zeit und machen oft unnötige Fehler, wenn Sie in verschiedene Programme Kundendaten eintragen müssen oder wenn Dateien hin und her kopiert werden. Mit einer Investition in ein CRM-System können Sie Motivation sowie Produktivität Ihrer Mitarbeiter nachhaltig steigern.

Grund 6: Kunden

Vielleicht erwarten Sie es nicht, aber auch Ihre Kunden profitieren von dem Umstand, dass Sie eine moderne CRM-Software nutzen. Ihre Call-Center- und Kundensupport-Mitarbeiter können durch den Einsatz eines CRM-Systems schnell und einfach erkennen, wann zuletzt ein bestimmter Kunde kontaktiert wurde. Alle Fragen von Kunden lassen sich auf diese Weise schnell und auf direktem Wege beantworten. Kunden werden diesen schnellen Service zu schätzen wissen.

Grund 7: Konkurrenz

Schauen Sie sich doch einmal um, wie es Ihre direkten Konkurrenten machen. Sollte Ihre Konkurrenz eine moderne CRM-Lösung verwenden, dann sollten Sie nicht mit der Anschaffung zögern, um konkurrenzfähig zu bleiben. Mit einem leistungsstarken CRM-System können Sie mit Ihren Konkurrenten Schritt halten und eventuell auch einen besseren und umfangreicheren Service bieten.

Grund 8: Finanzierung

Unternehmen, die sich in einer Expansionsphase befinden und neue Projekte angehen, benötigen in der Regel Fremdinvestitionen. Ihre Geldgeber und Investoren wissen es zu schätzen, wenn Ihre geschäftlichen Prozesse digitalisiert und auf dem neuesten technischen Stand sind und Sie Ihnen aktuelle Informationen zu Ihren Kunden jederzeit präsentieren können.

Grund 9: Mobile Nutzung

Die meisten modernen CRM-Systeme können auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Dies ist insbesondere für Vertriebsmitarbeiter von Bedeutung, die im Außendienst aktiv sind. So können Außendienstler noch auf dem Weg zum Kunden die aktuellen Updates der Kundenhistorie, der Bestellungen usw. abrufen. Das passende CRM erleichtern Ihrer Sales-Abteilung die Arbeit.

Grund 10: Ihrer Intuition vertrauen

Falls Sie sich mit der Idee beschäftigen, ob Sie ein CRM-System in Ihrem Unternehmen implementieren sollten, dann sind Sie sich eigentlich bereits der zahlreichen Vorteile eines solchen Systems bewusst und dass es Zeit wird, ein solches System anzuschaffen. Sie sollten auf jeden Fall Ihrer Intuition vertrauen und Ihrer Marketing- und Vertriebsabteilung eine performante CRM-Software gönnen.