Was ist BYOD?

Bring Your Own Device (BYOD) ist ein Trend aus den USA, der vor allem in der Arbeitswelt eine Rolle spielt. Vor- und Nachteile für alle Beteiligten werden seit einigen Jahren intensiv diskutiert. Seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt hierbei dem Datenschutz eine besondere Bedeutung zu. Die Voraussetzungen für den technisch und rechtlich sicheren Einsatz privater Geräte stellen zunehmend eine Herausforderung dar.

BYOD – Definition und Varianten

Die privaten mobilen Endgeräte oder auch Speichermedien mit- oder einbringen heißt konkret, auf interne Netzwerke von Firmen oder Bildungseinrichtungen und Bibliotheken zuzugreifen. Für Arbeitnehmer ist eine solche Vereinbarung grundsätzlich freiwillig. Dieses Konzept ist ursprünglich als Instrument bekannt, um die Produktivität von Arbeitnehmer zu steigern und dabei gleichzeitig die Kosten auf Arbeitgeberseite zu senken. Hinzu kommt die positive Auswirkung auf den ökologischen Fingerabdruck.

Mit wachsender praktischer Erfahrung hat sich die Auffassung durchgesetzt, dass Kosten und Nutzen sich in etwa die Waage halten. Der Anteil von Smartphones und Tablets steigt stetig an. Die Varianten, wie BYOD in unterschiedlichen Unternehmen gelebt wird, sind vielfältig. Hier einige Beispiele:

– Private Endgeräte werden unabhängig von der Unternehmens-IT betrieben.

– Endgeräte werden von der Unternehmens-IT unterstützt und gewartet.

– Softwarelizenzen des Unternehmens werden dienstlich und privat genutzt.

– Mitarbeiter beteiligen sich an den Kosten für Hard- und Software.

– Ausschließlich separates Gäste-WLAN, das ebenso von Besuchern genutzt wird.

BYOD: Vorteile für Arbeitgeber

In manchen Branchen wie beispielsweise dem Customer Service (Callcenter), entfallen die Kosten für einen kompletten Bildschirmarbeitsplatz. In diesem Bereich kommen auch private Desktop-PCs zum Einsatz. Zumindest jedoch werden mittels BYOD die regelmäßigen Anschaffungskosten für adäquate Hardware reduziert. Teilweise ergibt sich zusätzlich ein Einsparpotenzial im Bereich der Softwarelizenzen.

Mobiles Arbeiten ist ein entscheidender Faktor für die Attraktivität des Arbeitsplatzes und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Dies wiederum wirkt sich positiv aus auf die Produktivität.

BYOD: Vorteile für Beschäftigte

Egal ob Smartphone oder Notebook, das vertraute Arbeitsgerät stellt einen Wohlfühlfaktor dar. Mobiles Arbeiten verbessert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist gerade auch für Pendler attraktiv. Dienstreisende benötigen nur noch jeweils ein Smartphone, Tablet oder Notebook.

BYOD: Nachteile für Arbeitgeber

Die Kosten für die Erarbeitung eines BYOD-Konzeptes sind nicht zu unterschätzen. Die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung allein erfordert einen erheblichen administrativen und technischen Aufwand. Hinzu kommen höhere Wartungskosten. Private Endgeräte stellen immer ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar. Ein Angriff auf die IT-Infrastruktur kann für ein Unternehmen durchaus existenzbedrohend sein.

BYOD: Nachteile für Beschäftigte

Je nach Unternehmenskonzept erhält der Arbeitgeber Kontroll- und Zugriffsrechte. Durch die uneingeschränkte Erreichbarkeit verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Dies führt dazu, dass Arbeitszeiten nicht erfasst und folglich nicht vergütet werden.

Rahmenbedingungen für BYOD

Die rechtlichen Grundvoraussetzungen aber auch die Risiken für beide Seiten erfordern ein Regelwerk, dass die Interessen aller Beteiligten berücksichtigt – ein BYOD-Konzept. Dieses sollte folgende Aspekte behandeln:

– Betriebssystem, Firewall und Virenscanner

– Zugriffshürden und Zugriffsbeschränkungen

– Verwendung von Blickschutzfiltern in der Öffentlichkeit

– Trennung von dienstlichen und privaten E-Mail-Konten

– Speicherung von Firmendaten auf dem privaten Endgerät

– Zeitliche Zugriffsbeschränkung

Risiken minimieren bei BYOD

Wie umfassend Ihr BYOD-Konzept auch sein mag, ein Restrisiko in Bezug auf die Datensicherheit bleibt immer. Um Ihre sensiblen Firmendaten und alle personenbezogenen Daten bestmöglich zu schützen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten.

Technische Zugriffshürden

Ein sogenannter VPN-Tunnel ermöglicht eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Endgerät und dem Unternehmensserver. Ein Virtual Private Network (VPN) wie OpenVPN nutzt das Internet als Datenleitung. Mithilfe des VPN-Client auf dem Endgerät und einer zweiten Authentifizierungsmethode wird ein Zugriff Dritter auf Ihre Unternehmensdaten deutlich erschwert. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Zugang auf „Remote-Access“ zu beschränken. So könnten Sie etwa einstellen, dass Dokumente oder Datensätze können gelesen aber nicht gespeichert werden.

Verschlüsselte „Container“ bei BYOD

Bei dieser Methode wird der lokale Festplattenspeicher des privaten Endgeräts in zwei Bereiche (Partitionen) geteilt. Somit entstehen aus technischer Sicht zwei separate Festplatten, von denen eine verschlüsselt ist. Verbindungen zum Unternehmensnetzwerk werden ausschließlich über den Container hergestellt.

Mobile Device Management (MDM)

Das Mobile Device Management wird mithilfe einer speziellen Software durchgeführt. Über dieses Tool gelingt es Ihrer Unternehmens-IT, die privaten Endgeräte in die IT-Infrastruktur zu integrieren und zu verwalten. Des Weiteren ermöglicht ein professionelles MDM:

– die Verwaltung von Daten

– das Installieren von Updates

– die Sperrung unsicherer Verbindungen (WLAN)

– die Sperrung unbekannter Apps

Sandboxing

Mithilfe einer Sandbox arbeiten Sie in einer abgeschirmten virtuellen Umgebung. Hierbei werden keine Daten auf dem privaten Gerät gespeichert. Eine Sandbox wird auch als Testumgebung für Software in der Entwicklung eingesetzt.

Wenn Sie sich für diese Lösung entscheiden, ist es unabdingbar, den ganzen Weg zu gehen. Auch der gelegentliche Einsatz privater Endgeräte bedarf technischer Grundvoraussetzungen und klarer Vereinbarungen. Eine einzige E-Mail kann eine signifikante Bedrohung für den Datenschutz und die IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen bedeuten.