ERP Software - 10 Gründe, warum man nicht darauf verzichten sollte

Die digitale Transformation betrifft alle Unternehmen, egal ob groß oder klein, jung oder alt eingesessen. Wer heute noch mit Papier, Bleistift und Excel-Tabellen sein Unternehmen führt, wird irgendwann das Nachsehen haben. Ein ERP System ist eine integrierte Software Lösung, mit der alle Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen abgedeckt werden. Der wahrscheinlich wichtigste Schritt in die unternehmerische Zukunft ist der Einsatz einer ERP Software. Wir nennen Ihnen 10 gute Gründe, warum Sie nicht auf eine Enterprise Resource Planning (ERP) Software verzichten sollten.

Grund 1: Eine Softwarelösung für alle Aufgaben

Die meisten Systeme enthalten die Kernmodule Produktionsplanung, Auftragsabwicklung, Vertrieb, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Finanzbuchhaltung und Lagerhaltung. Bei Bedarf können weitere Module wie ein Supply-Chain-Management mit Supply-Chain-Planung oder ein Business Intelligence Modul zusätzlich integriert werden. Die Integration verschiedener Softwarelösung in ein System erfordert oft eine zunächst höhere Investition. Die Vermeidung von Fehlern, ein verbesserter Informationsfluss und die automatisierte Datenpflege sorgen jedoch dafür, dass sich diese Investition mehr als bezahlt macht.

Grund 2: Eine gemeinsame Datenbasis für alle Mitarbeiter

Die zentrale Datenerfassung, -verarbeitung und -bereitstellung sind die wichtigsten Gründe für ein ERP System. Der EDV Alltag in vielen Unternehmen sieht heute noch so aus, dass Daten in unterschiedlichen Programmen dezentral erfasst und gespeichert werden. Der Vertrieb benutzt ein CRM-System, der Verkauf Excel-Tabellen und die Finanzbuchhaltung wieder ein anderes Programm. Die Folge sind Zeitverzögerungen, Reibungsverluste und Fehler. Ein ERP System stellt allen Nutzern eine gemeinsame Datenbasis zur Verfügung. Die Daten sind immer auf dem neuesten Stand und stehen allen Mitarbeitern entsprechend den individuell vergebenen Befugnissen jederzeit zur Verfügung.

Grund 3: Arbeitsabläufe und Prozesse optimieren

Bei der Einführung eines ERP-Systems sollten zunächst alle Arbeitsabläufe und Prozesse in Unternehmen auf den Prüfstand gestellt und hinterfragt werden. Durch eine möglichst unvoreingenommene Analyse können Verbesserungspotenziale aufgedeckt und mit dem neuen System umgesetzt werden. Dies betrifft alle Unternehmensbereiche vom Vertrieb über die Lagerhaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung. In der Regel können erhebliche Kosten eingespart und die Wettbewerbsfähigkeit insgesamt erhöht werden.

Grund 4: Verbesserte Kundenbeziehungen

Je mehr ein Unternehmen über seine Kunden weiß, umso besser kann es auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Durch das in ERP-Systeme integrierte Kundenbeziehungsmanagement stehen alle wichtigen Daten über jeden Kunden jederzeit und jedem Mitarbeiter, der diese Daten benötigt, zur Verfügung. Kaufhistorie, Umsatz, Sonderwünsche und Informationen über das Zahlungsverhalten bis hin zum Hobby des Geschäftsführers und Lieblingslokals des Einkaufleiters sind mit wenigen Klicks einsehbar. Eine individuelle Kundenbetreuung wird dadurch zum beiderseitigen Nutzen erheblich erleichtert.

Grund 5: Effizienzsteigerung in allen Unternehmensbereichen

Durch die Automatisierung verschiedener Prozesse und konsistente Gestaltung aller Abläufe kann die Effizienz in allen Bereichen durch ein ERP Systems gesteigert werden. Vereinheitlichte Abläufe sparen Zeit, helfen Fehler zu vermeiden. Effiziente Arbeitsabläufe ermöglichen Wettbewerbsvorteile und tragen dazu bei, den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern.

Grund 6: Automatisierte Lagerverwaltung und optimierte Lagerbestände

Ein zentrales Element jedes ERP-Systems die Lagerverwaltung. Durch die automatisierte Buchung von Wareneingängen und -ausgängen ist der Lagerbestand im System immer aktuell. Der Vertrieb sieht mit wenigen Klicks, ob der Lagerbestand eines bestimmten Artikels ausreicht, um Kunden den gewünschten kurzfristigen Liefertermin zu bestätigen. Nachbestellungen werden automatisch ausgelöst und sind nicht mehr abhängig vom Gedächtnis des Lagerverwalters. Mithilfe der Lagerverwaltung können auf Basis der Verkäufe jedes Artikels die Lagerbestände optimiert und die Kapitalbindung reduziert werden.

Grund 7: Ressourcenplanung vom Personal bis zur Produktion

Zu den wichtigsten Funktionen eines ERP-Systems gehören die Personalplanung und die Produktionsplanung. Die Einsatzplanung für das Personal, die Belegung von Maschinen und Bereitstellung von Materialien bleiben nicht dem Zufall überlassen, sondern können exakt im Voraus geplant werden. Neue Aufträge sind mit wenigen Klicks eingeplant und Kunden können über den voraussichtlichen Liefertermin zeitnah informiert werden.

Grund 8: Verbesserter Informationsfluss

Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung aller relevanten Daten in einem System ist für alle Mitarbeiter nachvollziehbar, welche Aufgaben erledigt sind und was noch erledigt werden muss. Erinnerungs- und Nachrichtenfunktionen sorgen dafür, dass keine Aufgabe unter den Tisch fällt. Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation im Unternehmen selbst, sondern auch die Kommunikation nach außen mit Kunden und Lieferanten. Insgesamt wird die Zusammenarbeit intern und extern durch ein ERP-System erheblich verbessert und beschleunigt. Dies spüren nicht nur Kunden und Lieferanten, auch die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigt.

Grund 9: Berichte und Analysen für fundierte Entscheidungen

ERP-Systeme stellen alle für unternehmerische Entscheidungen benötigten Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung. Die meisten Systeme bieten vorgefertigte Berichte und Analysen, die bei Bedarf individualisiert werden können. Die wichtigsten Kennzahlen, Umsätze differenziert nach Kunden, Kundengruppen, Produkten oder Regionen sind jederzeit verfügbar und ermöglichen es der Geschäftsleitung und anderen Entscheidungsträgern im Unternehmen faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Grund 10: Individuelle Branchenlösungen

Ein Elektroinstallateur stellt andere Ansprüche an einERP System als ein Hersteller von Autozubehör. Mittlerweile gibt es für fast jede Branche eine optimierte Branchenlösung, die diese differenzierten Ansprüche erfüllt. Eine weitere Möglichkeit der Individualisierung bietet Navision von Microsoft. Diese ERP Software kann durch die Integration verschiedener Module schnell und unkompliziert an die Bedürfnisse im eigenen Unternehmen angepasst werden.

Eine ERP Software steigert die Effizienz aller Arbeitsabläufe, hilft die Kundenbeziehungen zu verbessern, Fehler zu vermeiden und den Erfolg des Unternehmens langfristig zu sichern. Für Unternehmen jeder Größe stellt sich heute daher nicht mehr die Frage, ob ein ERP-System installiert werden soll, sondern welche ERP Software für das eigene Unternehmen geeignet ist. Lassen Sie sich hierzu fachkundig beraten.