IT-Dokumentation – wesentlich für IT-Sicherheit und Datenschutz
Unternehmen betrachten Dokumentationen ihrer IT oder zu anderen Bereichen und Prozessen häufig als eine lästige oder unwichtige Aufgabe und handhaben sie entsprechend nachlässig. Wofür wird das überhaupt gebraucht? Lohnt sich der Aufwand für die Dokumentationen? Für eine IT-Dokumentation – kurz IT-Doku – fallen die Antworten auf diese typischen Fragen klar und eindeutig aus.
#1 Bessere Entscheidungsgrundlage: Wer die immer komplexeren IT-Strukturen im eigenen Unternehmen nicht konkret kennt, kann viele unternehmerische Entscheidungen nicht mehr sicher treffen, weil deren Erfolg meist wesentlich von diesen Strukturen und ihrem Leistungsvermögen abhängt.
#2 Eine IT-Dokumentation verschafft dann noch an anderen Stellen einen detaillierten, wichtigen Überblick – zu der Sicherheit der eigenen IT oder bei der Erfüllung der unterschiedlichsten Datenschutzvorgaben.
Was versteht man unter IT-Dokumentation?
Eine sorgfältige IT-Dokumentation erfasst alle Informationen zu den Prozessen und Strukturen des unternehmerischen IT-Betriebs und dessen Managements. Hieraus leitet sich direkt eine sinnvolle Aufteilung für die Dokumentation ab:
• Zuerst erfolgt die Dokumentation aller IT-Systeme sowie ihrer Strukturen und danach die des
• Anwendungsbetriebs inklusive einer Erfassung von Risiko- oder Störungsmanagement.
Hierbei sind auch die funktionalen Beziehungen innerhalb der IT zu berücksichtigen und zu dokumentieren. Welche logischen oder technischen Abhängigkeiten gibt es dabei? Welche Unternehmensdaten – Kunden, Kontakte, Standorte oder Verträge – sind in der IT hinterlegt und bei ihrer Nutzbarkeit von der IT abhängig?
Alle diese Fakten und Beziehungen müssen in der Dokumentation erfasst und visualisiert werden. Dabei hilft leistungsstarke Spezialsoftware für IT-Dokumentationen.
Realisiert wird eine moderne, professionelle IT-Dokumentation idealerweise durch eine passende Software-Lösung wie z.B. eine CMDB mit Management-Funktionalitäten oder auch Netzwerkdokumentations-Software von fntsoftware.com.
Deswegen ist die IT-Dokumentation wichtig für die Sicherheit der IT
Solche Softwarelösungen zur Dokumentation digitalisieren die gesamten IT-Prozesse eines Unternehmens. Damit sorgen sie für eine Inventarisierung aller relevanten Aufgaben und Prozesse der IT. Erst diese Informationen ermöglichen dann fundierte Entscheidungen im operativen Geschäft oder für die strategischen Planungen eines Unternehmens, deren Erfolg letztlich immer auf den vorhandenen IT-Strukturen oder ihrem Ausbau basiert.
Gleichzeitig ergeben sich aus den IT-Dokumentationen unmittelbare Erkenntnisse oder ein eventueller Handlungsbedarf für den Schutz von IT-Strukturen und Unternehmensdaten. Anhand der Dokumentation können IT-Sicherheit und Gefahrenabwehr optimal ausgerichtet werden. Zuletzt liefert die IT-Dokumentation so außerdem eine Anleitung, um einzelne oder alle Systeme im Zweifelsfall schnell wiederherzustellen, Daten zu retten oder deren ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Zusammengefasst:
• IT-Dokumentationen liefern einen umfassenden Einblick in die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens.
• Sie zeigen damit zugleich alle sicherheitsrelevanten Punkte in der IT auf.
• Organisatorische, sicherheitsrelevante oder technische Schwachstellen werden dabei schnell deutlich.
• Die IT-Dokumentation erleichtert zuletzt die Fehlerbehebung und Systemwiederherstellung bei Störungen oder Cyberangriffen.
Effizienter arbeiten und entscheiden mit IT-Dokumentationen
Der vielleicht zuerst als lästig oder überflüssig empfundene Dokumentationsaufwand entwickelt in jedem Unternehmen schnell positive Effekte, die weit über den Aufwand hinausreichen:
• Zeitersparnis im operativen Geschäft durch jederzeit aktuelle Kenntnis über Leistungsvermögen und Sicherheitsstandards der IT
• sichere Planung mit der eigenen IT-Landschaft und ihre Steuerung
• erleichterte Investitionsplanung im IT-Bereich
• universelle Verfügbarkeit aller IT-Informationen
• keine Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern mit exklusivem Wissen
• verbesserte Reaktionsmöglichkeiten auf Störungen in der IT
• einfacheres Management von Lizenzen oder Serviceverträgen
Wer braucht diese IT-Dokumentation?
Kurze Antwort: Eine IT-Dokumentation macht für nahezu alle Unternehmen Sinn. Sie ist längst nicht nur für große Unternehmen mit komplexen IT-Strukturen nützlich. Ganz im Gegenteil hilft sie ebenso kleineren Unternehmen in allen Branchen, weil auch sie natürlich von den Vorteilen unternehmensinterner Effizienzgewinne profitieren und nebenbei externe Anforderungen leichter erfüllen können. Wichtig wird hier zuerst der Datenschutz gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dann genauso oft das IT-Sicherheitsgesetz oder vielfach auch die Verordnung zum Betrieb kritischer Infrastrukturen (KritisV).
Nicht jedes Unternehmen ist hier gleichermaßen betroffen. Vielmehr müssen individuell die IT-Bereiche identifiziert werden, die unter die jeweiligen Anforderungen fallen und deswegen einer umfangreichen Dokumentation bedürfen. Gute Softwarelösungen zur IT-Dokumentation passen sich diesem flexiblen Bedarf an. Sie sind individualisierbar und skalierbar für alle Anforderungen und für jedes Unternehmen in allen Branchen.
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Katharina Berger ist Redakteurin für den Blog der Biteno GmbH und schreibt vorwiegend über technische und betriebswirtschaftliche Themen. Daneben reist sie gerne und schreibt über betriebswirtschaftliche Themen auf Unternehmer-Portal.net
