Unternehmen sind heute mehr denn je gefordert, ihre Prozesse zu modernisieren und zu verschlanken. Da macht auch die Personalverwaltung keine Ausnahme. Gerade im Bereich HR bündeln sich so viele Schnittpunkte im Unternehmen und sind eine Vielzahl verschiedener Tätigkeiten und Anforderungen zu erfüllen, dass die Personalverwaltung selbst sehr personalintensiv ist. Mit einer HR Software können die Abläufe und Aufgaben der Personalverwaltung deutlich effizienter gestaltet werden. Warum ein modernes Unternehmen auf HR Software setzen sollte und welche Vorteile sich daraus erheben, erklärt der Beitrag.

Was ist HR Software?

HR steht für Human Resources, den englischen Begriff, mit dem das Personalwesen bezeichnet wird. HR Software erleichtert die Arbeit der Personalabteilung sowohl in strategischer als auch in operativer Sicht. HR Software wie Factorial HR sind dabei vor allem auf die Kernaufgaben des Personalwesens wie die Verwaltung der Arbeitszeiten, die Schicht- und Dienstplanerstellung und ähnliches zugeschnitten, um diese zu vereinfachen und zu automatisieren. Jedoch gehen die Möglichkeiten von HR Software auch weit über die alltäglichen Aufgaben hinaus, können Bewerbermanagement oder auch Lohnbuchhaltung digital unterstützen.

Welche Arten von HR Software gibt es?

Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Formen von HR Software: die Online-HR-Software, welche auf einer Cloud basiert, und die On-Premise-Lösungen, die offline funktionieren.

Cloud basierte HR Software

Bei HR Software, die cloudbasiert ist, liegen die Daten auf einem externen Server. Der Zugriff darauf erfolgt über das Internet. Diese Art der HR Software ist kostengünstig und meist sehr nutzerfreundlich sowie einfach handhabbar. Wichtig ist hier, auf die Sicherheit der Daten und der Zugriffe sowie der Sicherheit im Serverraum beziehungsweise am Serverstandort an sich zu achten.

On-premise HR Software

Die On-premise-Software verlangt geradezu nach einem unternehmensinternen IT-Team, welches die Installation verwaltet und wartet. In der Regel fallen einmalige Kosten für die Lizenz an, Abo-Gebühren hingegen gibt es nicht. Allerdings muss die HR Software im Unternehmen direkt implementiert und betreut werden, was interne Kosten verursacht. Dafür aber ist die Anpassung und Erweiterung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens ohne große Probleme möglich.

Typische Funktionen von HR Software

Über die beiden grundsätzlichen Arten online und offline hinweg gibt es bei der HR Software noch weitere Unterscheidungen, die sich meist an der Funktionalität orientieren. Typische Funktionen einer HR Software, die je nach Anbieter als All-inklusive-Lösung oder in einzelnen Modulen angeboten werden, sind:

• Leistungsmanagement
• Sozialleistungsverwaltung
• Personaltracking, Arbeitszeiterfassung
• Mitarbeiter-Self-Services
• Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Workforce-Management
• Talentmanagement und Bewerbermanagenent
• Schulungsmanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung

Was sind die Vorteile einer HR Software-Lösung?

Da die zentralen Aufgaben einer HR Software die Vereinfachung und Automatisierung verschiedener Prozesse und Aufgaben innerhalb der Abteilung für Personalwesen und Personalentwickelung sind, ist der größte Vorteil immer in der Kosten- und Zeitersparnis zu sehen. Darüber hinaus bietet die Digitalisierung aber auch weitere Vorteile:

• Vereinfachung des Bewerbermanagements und der Talentsuche
• Wissensteilung mit allen Kollegen und Kolleginnen durch zentralen Zugriff für alle berechtigten Personen
• Fehler werden durch Automatisierung minimiert
• Daten können effektiver und schneller analysiert werden
• Beitrag zum Schutz der Umwelt durch weniger Papiereinsatz
• Skalierbarkeit und Erweiterung ohne stetige Neuinvestitionen möglich

Was kostet HR Software?

Die Frage, was eine HR Software kostet, kann pauschal so nicht beantwortet werden. Der Artikel hat gezeigt, wie unterschiedlich HR Software in ihrem Funktionsumfang und ihrer Grundstruktur sein kann. Je nach Unternehmensgröße und gewünschtem Umfang der Module sind die Möglichkeiten von kostenloser HR Software bis hin zu einer Abo-Lösung mit herausragendem technischem Support im dreistelligen Monatsgebührenbereich möglich.