Warum braucht man eine IT-Dokumentation?

Diese Fragen stellen sich wohl täglich zahlreiche Unternehmer, im Idealfall weil sie im Netz über einen Artikel wie diesen stolpern, im schlechtesten Fall weil nichts mehr funktioniert und ein externer IT-Dienstleister zu Hilfe gerufen werden musste, der nun nach einer solchen Dokumentation fragt. Das ist das Kernproblem – die Wichtigkeit einer IT-Dokumentation wird leider, gerade bei mittelständischen Unternehmen noch immer unterschätzt – bis der Fall eintritt bei dem man sie braucht, aber dann ist es defintiv zu spät.

Wofür braucht man eine solche Dokumentation?

Oftmals ist es im Fall kleiner und mittelständischer Unternehmen nur ein Mitarbeiter plus sein Vertreter, die für die IT zuständig sind, Teile sind gegebenenfalls auch extern vergeben. Doch was passiert wenn beide ausfallen, oder wenn einer der Wissensträger kündigt? Durch einen Brand oder Wasserschaden Teile der IT-Landschaft beschädigt werden? Dann bedarf es einer lückenlosen IT-Dokumentation, denn nur so lässt sich der Schaden bestmöglich begrenzen und alles zeitnah wieder zum Laufen bringen.

Wie muss die IT-Dokumentation aufgebaut sein?

IT-Dokumentation

Da bei dem Thema Dokumentation in der IT bisher kein einheitliche Standart vorgibt, wie diese Dokumentation aufgebaut zu sein hat ist es wichtig, dass man die Dokumentation an den Prozessen der eigenen Organisation orientiert aufbaut. Prozesse in der IT unterliegen einem ständigen Wandel, so dass die IT-Dokumentation sich flexibel anpassen lassen sollte und regelmäßig gepflegt werden muss, um immer auf dem aktuellesten Stand zu sein. Dies ist zwar mit regelmäßigem Zeitaufwand verbunden, was sich aber defintiv auszahlt, da eine aktuelle und vollständige IT-Dokumentation in vielen Fällen auch eine deutliche Zeitersparnis bedeutet.

Basis jeder IT-Dokumentation sollte ein Betriebshandbuch sein, darin wird aufgeführt welche Komponenten die IT-Struktur beinhaltet (Server, Systeme, etc.), die dazugehörige Prozessbeschreibung und wer dafür der Ansprechpartner ist. Zusätzlich sollten darin Wartungen und Störungen dokumentiert werden, wodurch für den Regelbetrieb alles nachvollzogen werden kann.

Zusätzlich muss es ein so genanntes Notfallhandbuch geben, welches Vorgehensweisen und Regelungen für den Notfall definiert, hierzu sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, damit die Prozesse nach einem Schadensereignis fest definiert sind. Dadurch können mögliche Fehlentscheidungen unterbunden und falsche Vorgehensweisen verhindert werden durch blinden Aktionismus. Desweiteren sollte es in jedem Unternehmen ein IT-Konzept geben, welches den grundsätzlichen Einsatz der Informationstechnologie im Unternehmen dokumentiert und als strategisches Konzept für die Gesamtorganisation verfasst wird. Eine IT-Sicherheitsrichtlinie, ein Sicherheitskonzept sowie ein Risikohandbuch runden das Ganze ab.