Die Warenwirtschaft, auch Warenwirtschatssystem (kurz: WaWi oder WWS) genannt, dient der computergestützten Erfassung und Steuerung sämtlicher Warenbewegungen in einem Handelsunternehmen. Diese umfassen sämtliche mengen- und wertmäßigen Veränderungen des Warenbestandes, angefangen bei der Beschaffung über die Lagerwirtschaft bis zum Verkauf. In der Regel sind mehrere Unternehmensbereiche an der Arbeit mit der Warenwirtschaft beteiligt. Das System verbindet die Abteilungen miteinander und ermöglicht auch für komplex organisierte Unternehmensstrukturen effiziente und vereinfachte Arbeitsabläufe.

Funktionen und Aufgaben der Warenwirtschaft

Ein beispielhaftes Schaubild des Anbieters JTL für sein Warenwirtschaftssystem (Quelle: Google)

Die Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem sind je nach Unternehmensbereich und Abteilung ganz unterschiedlich. Der Einkauf steuert darüber die Angebotsverwaltung, das Bestellwesen, die Disposition sowie die Reklamationsvorgänge. Das Lagerwesen erfasst, überwacht und optimiert sämtliche Warenbewegungen, während der Verkauf Kundenkontakte pflegt, Angebote verfasst und den Versand abwickelt.

Zu den wichtigsten Funktionen des WWS zählen die Rechnungslegung, die Steuerung von Waren- und Kundendaten sowie Inventur und Statistik. Auf diese Weise werden Konzepte, die durch das Unternehmensmanagement vorgegeben werden, umgesetzt. Damit dies gewährleistet ist, muss das System immer auf dem aktuellsten Stand sein. So ermöglicht es dem Unternehmen eine kurzfristige und flexible Handlungsfähigkeit. Eine möglichst genaue Erfassung der Prozesse und die jederzeitige Verfügbarkeit sämtlicher Daten sind somit grundlegende Anforderungen an eine funktionierende Warenwirtschaft.

Heutzutage werden Warenwirtschaftssysteme nicht mehr nur von Großunternehmen, sondern auch vermehrt von kleinen und mittelständischen Betrieben eingesetzt, damit sie am Markt konkurrenzfähig bleiben können. Durch den immer stärker wachsenden Internethandel und die damit verbundene Notwendigkeit, einen Online-Shop anzubieten, haben sich die Anforderungen an die Systeme erweitert. Sie müssen in der Lage sein, die Daten möglichst einfach und effizient mit dem Web-Angebot zu synchronisieren. Die Verwaltung von Online-Shops wird durch ein WWS enorm erleichtert und verschafft dadurch auch Kleinunternehmen eine reelle Chance, am Markt zu bestehen.

Aufbau und Vorteile

Das WWS eines Unternehmens enthält Stamm- und Bewegungsdaten. Zu den Stammdaten gehören sämtliche Objekte, die in den Datensätzen verwaltet werden, z. B. Kunden, Waren, Lieferanten und Stücklisten. Auf ihrer Basis werden die Bewegungsdaten eingepflegt und überwacht, welche Geldtransaktionen (Ein- oder Ausgangsrechnungen, Gutschriften etc.) sowie Warenbewegungen (Lagereingänge, Lieferscheine) umfassen.

Prinzipiell gibt es mehrere Formen von WWS, man unterscheidet hierbei zwischen offenen, geschlossenen und integrierten Systemen. Die geschlossene Variante enthält sämtliche zentralen Module. Dies bedeutet, dass das Unternehmen über ein System alle wirtschaftlichen Aufgaben des Unternehmens wie Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager verwaltet. Bei der offenen Form wird mindestens ein Bereich, ggf. auch mehrere, über ein weiteres System abgedeckt, das möglicherweise über eine Schnittstelle angebunden wird. Das integrierte WWS umfasst sämtliche Module, die auch in der geschlossenen Form enthalten sind, und zeichnet sich zudem noch durch eine Verbindung zu außenstehenden Organisationen, etwa Banken oder Lieferanten, aus.

Eine funktionierende Warenwirtschaft bietet einem Handelsunternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Sie ermöglicht unter anderem eine zeiteffiziente Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sowie eine präzise Pflege von Daten im System. Das Kundenverhalten wird besonders realitätsgetreu abgebildet, wodurch dem Unternehmen genau aufgezeigt wird, wie sich die Nachfrage nach bestimmten Produkten entwickelt. Dadurch kann der Betrieb sein Angebot genau auf die Kundenwünsche abstimmen und sein Sortiment dauerhaft optimieren.

Anbieterkategorien

Für den Einzelhandel gibt es die Branchensoftware

Die Angebote der Software unterscheiden sich in drei Kategorien. Bei der Individualsoftware entwickelt ein Anbieter ein für den Betrieb maßgeschneidertes System, das unternehmensinterne Anforderungen, Prozesse und Besonderheiten genau berücksichtigt. Sie stellt oftmals die kostenaufwändigste Lösung dar, da sie für einen einzelnen Kunden entwickelt wird und daher der finanzielle Aufwand nicht auf mehrere Abnehmer verteilt werden kann. Zudem macht sich das Unternehmen meistens in hohem Maße vom Softwareanbieter abhängig.

Bei der Standardsoftware fallen geringere und genauer kalkulierbare Kosten an. Die Hersteller haben sie für einen größeren Markt entwickelt. Die Module dieser Systemlösung sind flexibel aufgebaut und man kann sie schneller an sich ändernde Rahmenbedingungen anpassen. Bei der technischen Unterstützung ist das Unternehmen nicht allein vom Anbieter abhängig. Es kann diese auch über ein Systemhaus im direkten Umfeld durchführen lassen. Die Software ist zudem zeitnah verfügbar. Außerdem kann man sie im Unternehmen direkt nach dem Erwerb einsetzen, da sie ja bereits auf dem Markt erhältlich ist.

Eine Art Mittelweg zwischen den beiden vorher genannten Kategorien stellt die Branchensoftware dar. Sie wird für die besonderen Anforderungen und speziellen Prozesse einer bestimmten Branche entwickelt. Diese Form enthält sämtliche für den Betriebsprozess notwendigen Funktionen und bietet den Vorteil, dass sie im Gegensatz zur Individualsoftware schnell verfügbar ist. Mittlerweile gibt es solche Lösungen für beinahe alle Branchen, so etwa für die Lebensmittelindustrie, den Einzelhandel, die Baubranche sowie Handwerker oder Dienstleister.

Entscheidung für das passende Warenwirtschaftssystem

Nun sind Sie also auf der Suche nach dem passenden System für Ihr Unternehmen. Es gibt einige Fragen, die Sie vorab klären sollten, um die richtige Lösung zu finden. Hierdurch schonen Sie Ihre Personalressourcen und nicht zuletzt Ihr Budget. Veranschlagen Sie also ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen Systems und beziehen Sie alle Bereiche mit ein, die später auch mit dem WWS arbeiten werden. So bedenken Sie sämtliche Anforderungen im Vorfeld und finden die richtige Lösung für das Unternehmen.

Am wichtigsten ist, vorab genau festzulegen, welche Funktionen das WWS abdecken sollte und welche Kosten das Unternehmen aufwenden möchte. Soll beispielsweise die Auftragsbearbeitung zeiteffizienter ablaufen, eine höhere Transparenz erzielt oder sollen die Unternehmensprozesse insgesamt optimiert werden? Haben Sie überlegt, welche Aufgaben das System erfüllen soll, liegt oftmals auch die Entscheidung für eine Individual-, branchenspezifische oder eine Standardlösung bereits auf der Hand.

Wenn Sie sich am Ende für eine bestimmte Software entschieden haben und diese im Unternehmen implementieren möchten, sollten als nächstes Schulungsmaßnahmen für sämtliche Anwender erfolgen, die mit dem System arbeiten werden. So erlernen die Mitarbeiter von Anfang an den richtigen Umgang mit der Software. Sie können sie effizient in den Arbeitsalltag integrieren.

Fazit

Richtig vorbereitet und entsprechend implementiert trägt die Warenwirtschaft in einem erheblichen Maße am Unternehmenserfolg bei. Sie optimiert Unternehmensabläufe und ermöglicht eine einfache und übersichtliche Handhabung sämtlicher Prozesse, die den Warenstrom umfassen. Durch die Verbindung der verschiedenen Abteilungen verbessert sie zudem die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen.