Unterschied zwischen DMS und Archivierung
Wenn Sie sich Gedanken über DMS, also dem Dokumentenmanagement-System sowie über die Archivierung machen, dann stolpern Sie über die Frage, worin hier eigentlich der Unterschied liegt. Jedes Unternehmen benötigt verschiedene Aufbewahrungsorte im Computer, auf die sämtliche Mitarbeiter zurückgreifen können. Dennoch haben diese Aufbewahrungsorte verschiedene Funktionen, wie es auch bei DMS und Archivierung der Fall ist. Der Unterschied ist leicht erklärt.
Wann spricht man von Archivierung?
Die Aufbewahrungspflicht ist im Handelsgesetzbuch geregelt
In einem Archiv legt man die Dokumente ab, die eine Aufbewahrungsfrist besitzen. Unterlagen von Unternehmen die aus dem Tagesgeschäft resultieren muss man gesetzlich gemäß § § 257 Handelsgesetzbuch, 147 Abgabeverordnung zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Dies gilt auch dann, wenn sie keine Bedeutung mehr in Ihrem täglichen Geschäftsvorgang haben.
Zu diesen Dokumenten gehören Kontoauszüge, Bilanzen, Jahresabschlüsse aber auch geschlossene Kundenakten oder Personalakten sowie Lohnzahlungen und vieles mehr. Auch Filme oder Fotos sowie Biografien, Werkzeitschriften und andere geschichtlich wichtige Ereignisse für Ihr Unternehmen sollten Sie der Archivierung zuführen.
Ganz wichtig ist, dass in das Archiv nur die Dokumente kommen, die man nicht mehr im täglichen Ablauf Ihres Unternehmens benötigt. Handelt es sich zum Beispiel um Daten von Kunden, die Sie noch täglich benötigen, dann gehören diese nicht ins Archiv. Wurde eine Kundenakte hingegen geschlossen und nicht mehr täglich hierauf zurückgegriffen, kann diese in der Archivierung abgelegt und aufbewahrt werden.
Auch auf das Archiv kann jederzeit zurückgegriffen werden
Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf Ihre archivierten Unterlagen zurückzugreifen, wenn dies nötig sein sollte. Dies kann im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt der Fall sein, aber auch, wenn ein bereits abgesprungener Kunde zu Ihnen zurückkehrt. Auch die geschlossenen Personalakten sind jederzeit einsehbar.
Dennoch arbeitet man mit den Dokumenten in der Archivierung nicht täglich. Etwa fünf Prozent aller Dokumente und Unterlagen, mit denen Sie im täglichen Geschäft Ihres Unternehmens gearbeitet haben, landen nach Abschluss und Erledigung im Archiv, damit darauf jederzeit zurückgegriffen werden kann.
Ein modernes DMS ersetzt die klassische Ablage
Was sollten Sie unter DMS verstehen?
Auch das DMS, das Dokumentenmanagement-System ist eine Ablage, allerdings für alle laufenden geschäftlichen Verbindungen. Hier hinein gelangt alles, was Sie im Tagesgeschäft für Ihr Unternehmen benötigen. Daher sollten Sie dieses digitale Archiv auch nicht zur Dokumentenablage nutzen sondern hierfür ein eigenes Ablagearchiv anlegen.
Wenn Sie DMS nur zur Ablage nutzen, verschenken Sie wertvolles Potential. Denn hierbei handelt es sich um die zentrale Software, die Ihnen einen effizienten und sicheren Umgang mit allen Ihren täglich benötigten Daten bietet. Sobald man ein Dokument nicht mehr im täglichen Geschäft benötigt, sollte es weiter zur Archivierung wandern.
Die vielen Möglichkeiten von DMS
Wenn Sie DMS auf Ihren Firmen-Computersystem nutzen, haben Sie Ihre Daten von Partnern und Kunden im Griff. Denn wenn man telefonische Fragenerhält, dann benötigt der Kunde in einem solchen Fall sofort eine Information. Diese können Sie mit dem DMS schnell geben, wenn Sie dieses richtig nutzen.
Sie müssen die Daten daher richtig nutzen und diese so ablegen, dass alle Ihre Mitarbeiter sie schnell und einfach finden können. Wichtig dabei ist auch die ideale Suchfunktion, die bei einem guten DMS vorhanden sein sollte. Muss man erst ein Volltext eingeben, um die Antwort auf die Frage des Kunden zu finden, dann benötigt dies bereits zu viel Zeit und bringt oft auch nicht das gewünschte Ergebnis.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Ablage der Dokumente im DMS von Anfang an richtig genutzt wird. Daher sollten Sie als Unternehmer auch konsequent darauf bestehen, dass alle Unterlagen, die bei DMS in die Daten eingegeben werden, so viele Informationen wie möglich besitzen. Wichtig ist, damit Ihr DMS auch immer Up-to-Date ist. Dass Sie auch jederzeit Daten löschen dürfen, die nicht mehr benötigt werden oder diese im Falle einer Aufbewahrungspflicht direkt ins Archiv verschoben werden.
Das Datenvolumen verdoppelt sich weltweit etwa alle zwei Jahre
Nutzen Sie das DMS für Ihre Entscheidungen
Gerade für die unternehmerischen Entscheidungen können Sie das Computersystem nutzen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie auf alle relevanten Daten Zugriff haben. Denn oft ist es so, dass Daten im digitalen oder auch analogen Archiv „schlummern“ und einfach in der Informationsflut untergehen.
Laut Berechnungen verdoppelt sich das Datenvolumen alle zwei Jahre weltweit, was im Kleinen natürlich auch auf die Unternehmen zutrifft. Sie können daher davon ausgehen, dass Sie in 15 Jahren über ein 128 Mal größeres Datenvolumen verfügen, als dies heute der Fall ist. Wichtig ist daher auch, nicht alles zu verwahren, sondern wirklich nur die Daten, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder die Sie für Ihr Unternehmen als wichtig betrachten. Eine regelmäßige Aussortierung ist daher ebenso wichtig, wie das Aufbewahren.
Alle Mitarbeiter müssen das Wissen des Unternehmens nutzen können
Das Dokumentenmanagement-System ist vor allem dafür gedacht, dass alle Mitarbeiter vom Wissen eines Einzigen den Nutzen ziehen können. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter jahrelang einen Kunden betreut, dann kennt er die Akte gut. Er muss nicht alles immer wieder im Computersystem nachlesen, was diesen Kunden betrifft.
Doch Mitarbeiter fahren auch einmal in Urlaub oder könnten über mehrere Wochen krank werden. In einem solchen Fall hilft dann die konsequente Ablage im DMS, damit die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, die nicht den direkten Bezug zu diesem Kunden besitzt, dennoch schnell Informationen geben kann und der Kunde sich weiterhin gut von Ihrem Unternehmen betreut fühlt.
E-Mail-Postfächer von ausgeschiedenen Mitarbeitern nicht löschen
E-Mail-Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter sollten nicht gelöscht werden
Jeder Mitarbeiter muss daher die Möglichkeit besitzen, sich in die Themen oder die Projekte, die ein Kollege bearbeitet, so schnell wie möglich einfinden und einarbeiten zu können. Nur so kann man einen reibungslosen täglichen Ablauf in Ihrem Unternehmen gewährleisten. Und so sollten auch E-Mail-Postfächer nicht gelöscht sondern archiviert werden, auch wenn der Mitarbeiter längst ausgeschieden ist. Auch hierin könnten wertvolle Informationen enthalten sein, die ansonsten unwiderruflich verloren wären.
Auch die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern ist auf diese Weise gewährleistet, vor allem, wenn diese auch international funktionieren muss. Gerade Telefonkonferenzen können sehr zeitaufwendig sein, E-Mails zwischen mehreren Kollegen können schnell zu einem Chaos abdriften. Können allerdings alle Mitarbeiter auf die Informationen aus dem DMS zurückgreifen, zum Beispiel in den angebotenen Groupware-Funktionen, dann ist der Austausch von Daten unkompliziert und einfach.
Ganz wichtig – die Datensicherheit
Wichtig bei der Entscheidung für das ideale DMS für Ihr Unternehmen ist vor allem auch die Datensicherheit. Hierzu gehört die Wiederherstellung, wenn Dokumente versehentlich nicht im Archiv gelandet sind, sondern gelöscht wurden. Auch muss sicher gestellt sein, dass ein Mitarbeiter nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Nicht aber auf die Daten eines anderen Kollegen.
So sollten die Daten so lange in der Archivierung aufgehoben sein, wie Sie dies als Unternehmer wünschen. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass unberechtigte Dritte keinen Zugriff auf die verschiedenen Daten haben, auch wenn dies nur versehentlich geschieht.
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Janina Winkler ist Redakteurin für technische Themen im Blog der Biteno.com. Wenn Sie nicht gerade reist und unterwegs ist, beschäftigt Sie sich mit der automatisierten Erstellung von Content auf semantischer Basis bei der Digital-Agentur Awantego.
