Faktura oder Rechnungsstellung – der kleine Unterschied
Hinter dem Begriff der Faktura verbirgt sich die Stellung einer Rechnung. Umgekehrt bezeichnet der Buchhalter die Rechnungsstellung gern als Fakturierung. So stellt sich die Frage, ob es zwischen beiden Begrifflichkeiten einen bedeutungsvollen Unterschied gibt oder ob es nur Varianten für die Beziehung von ein und demselben Vorgang sind. Beides ist richtig. Sie können bei der Rechnungsstellung von einer Faktura sprechen, was vor allem in Österreich und in der Schweiz häufig praktiziert wird. Im Deutschen gibt es jedoch einen kleinen Unterschied zwischen beiden Begrifflichkeiten, den Sie vor allem dann kennen sollten, wenn Sie sich in der Finanzwelt sicher bewegen möchten.
Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen empfangen
Mit der Rechnungsstellung erhebt der Händler oder Dienstleister den Betrag, der den Gegenwert seiner Leistung darstellt. Eine Rechnung enthält die einzelnen Posten für Waren oder für Tätigkeiten, die Sie beim Dienstleister in Auftrag gegeben haben. Rechnungen gehören zum täglichen Leben dazu. Wenn Sie einkaufen gehen, bekommen Sie einen Kassenbon, der nichts weiter darstellt als eine Rechnung für die Produkte, die Sie im Ladengeschäft gekauft haben. Jeder Händler und Dienstleister ist verpflichtet, Ihnen auf Nachfrage eine Rechnung auszuhändigen. Diese kann handschriftlich formuliert sein oder als Ausdruck vorliegen. Beim Online-Handel ist es außerdem üblich, eine Rechnung als PDF zum Download zu überstellen.
Haben Sie in Österreich oder in der Schweiz einmal Ihren Urlaub verbracht oder Kontakt zu Händlern aus diesen Ländern gehabt, ist Ihnen vielleicht aufgefallen, dass der Begriff Rechnung in diesen Ländern nicht so benutzt wird wie in Deutschland. Dort sprechen Händler von der Faktura, die sie Ihnen ausstellen. Gemeint ist jedoch die klassische deutsche Rechnung. Sprechen Sie hingegen hierzulande von einer Faktura, benutzen Sie eine Begrifflichkeit aus dem Finanzwesen. Die Faktura umfasst in unserem Sprachgebrauch nicht nur die klassische Rechnung, sondern weitere Dokumente, die in der Finanzwelt einen wichtigen Stellenwert haben.
Faktura – Oberbegriff für verschiedene Dokumente
Eine Rechnungsstellung kann handschriftlich oder elektronisch erfolgen
Der Begriff der Faktura kann grundsätzlich allein für eine Rechnung stehen. Genau genommen handelt es sich im Deutschen jedoch um einen Oberbegriff, der mehrere Dokumente umfassen kann. Der Begriff der Fakturierung entstammt der Rechnungslegung. Die klassische Rechnung ist einer von drei Belegen, die im Rahmen der Fakturierung als Dokument einen Auftrag belegen. Auf der Rechnung ist ersichtlich, welche Dienstleistungen der Auftragnehmer zu welchem Preis erbracht hat. Darüber hinaus werden die Mehrwertsteuer und eventuelle Zusatzkosten ausgewiesen.
Neben der Rechnung gibt es auch Quittungen und Eigenbelege, die ebenfalls unter dem Oberbegriff der Fakturierung zusammengefasst werden. Auch diese beiden Belege unterscheiden sich in ihren Details, sodass in der Rechnungslegung alle drei Elemente einen wichtigen Stellenwert einnehmen. Möchten Sie sich Grundkenntnisse in der Finanzwelt aneignen, ist es wichtig, dass Sie den Unterschied kennen.
Die klassische Rechnung
Kaufleute und Dienstleister arbeiten trotz der Digitalisierung nach wie vor mit einer Rechnung. Zwar hat sich die Art der Rechnungslegung verändert, nicht aber der Zweck und Nutzen. Immer weniger Rechnung werden handschriftlich auf dem Papier gestellt, obwohl dies theoretisch immer noch möglich und erlaubt ist. Ein Problem ergibt sich aus der Archivierung und Vervielfältigung der handschriftlichen Rechnungen. Oftmals gibt es nur ein einziges Exemplar. Sollte dies abhanden kommen, ist es sowohl für den Händler als auch für den Kunden schwierig, die Dienstleistung nachzuweisen. Auch erweist sich das Stellen einer handschriftlichen Rechnung schwieriger als die elektronische Form.
Die elektronische Rechnung hat sich mittlerweile im Handel und im Dienstleistungsbereich etabliert. Neben der einfachen und automatischen Erstellung ergeben sich weitere Vorteile aus der elektronischen Rechnungsstellung. Diese kann beliebig oft vervielfältigt werden. Auch das Archivieren gestaltet sich einfacher, als dies bei einer handschriftlichen Rechnung möglich ist. Darüber hinaus ist es sehr einfach möglich, die Dokumente an die Finanzämter oder an eine andere Stelle zur Rechnungslegung zu überführen. Aus diesen Gründen konnte sich die elektronische Rechnungsstellung mittlerweile in der Finanzwelt durchsetzen.
Erstellen einer Quittung
Quittungen sind Zahlungsbelege
Eine Quittung dient als Beleg für eine Zahlung, die sofort und in bar ausgeführt wird. Da sich der Anteil der Barzahlungen zugunsten des elektronischen und bargeldlosen Zahlungsverkehrs in den letzten Jahren deutlich verringert hat, gibt es auch immer weniger Quittungen.
Eine Quittung kann handschriftlich erstellt oder über einen PC oder Laptop ausgedruckt werden. Sie enthält den gezahlten Betrag und den Verwendungszweck. Der Empfänger der Geldleistung unterschreibt auf der Quittung. Handelt es sich um eine Zahlung an die Behörden, ist die Quittung nur mit einem Stempel und der entsprechenden Unterschrift gültig.
Es ist empfehlenswert, wenn Sie Quittungen mindestens drei Jahre aufheben. Die Quittung ist neben der Anwesenheit eines Zeugen die einzige Möglichkeit, eine Barzahlung nachzuweisen. Ausstehende Zahlungen können mindestens drei Jahre eingefordert werden. Erst danach gelten sie als verjährt. Bevor Sie eine Quittung verwerfen, sollten Sie beachten, dass die Verjährungsfrist erst ab dem Ende des Jahres beginnt, in dem die Quittung erstellt wurde. Haben Sie im Januar eines Jahres eine Quittung für eine Barzahlung erhalten, beginnt die Verjährungsfrist erst am ersten Januar des darauffolgenden Jahres zu laufen und währt somit fast vier Jahre.
Eigenbeleg ausstellen
In der Buchhaltung ist es ein wichtiger Grundsatz, dass alle Posten eines Belegs bedürfen. Kann für einen Posten kein Beleg nachgewiesen werden, ist eine Verbuchung nicht möglich. Dies gilt nicht nur für größere Posten, sondern auch für Kleinbeträge. Möchten Sie eine von Ihnen geleistete Zahlung nachweisen, ist es erlaubt, einen Eigenbeleg auszustellen. Auf diesem Eigenbeleg stellen Sie dar, wie hoch die Zahlung war, die Sie verbuchen lassen möchten, und wer diese Zahlung empfangen hat.
Die Ausstellung von Eigenbelegen ist grundsätzlich anerkannt. Es gibt jedoch eine Einschränkung, und diese betrifft die Nachweispflicht. Da Sie den Eigenbeleg selbst unterschreiben, ist eine Willkürlichkeit in jedem Fall auszuschließen. Möchten Sie beispielsweise ein Trinkgeld steuerlich absetzen und dafür einen Eigenbeleg ausstellen, weil Sie das Trinkgeld bar entrichtet haben, ist es empfehlenswert, wenn Sie auch eine Kopie der Rechnung einreichen. So gelingt Ihnen der Nachweis, dass Sie das Restaurant zur angegebenen Zeit auch tatsächlich besucht haben.
Für die Anerkennung eines Eigenbelegs fordern die Finanzämter häufig eine Begründung. Diese stellt die Grundlage für die Akzeptanz des geltend gemachten Betrages. Möchten Sie keine Zweifel und Nachfragen aufkommen lassen, liefern Sie diese Begründung für den Eigenbeleg sofort bei der Geltendmachung des Betrages. So beugen Sie Nachfragen vor und stellen eine schnelle Bearbeitung sicher.
Bargeld als wichtiges Zahlungsmittel in Deutschland
Bargeld ist in Deutschland noch sehr beliebt
Neben der Rechnung sind die Quittung und der Eigenbeleg gerade in Deutschland wichtige Elemente der Faktura. Im Gegensatz zu anderen Ländern ist Bargeld in Deutschland trotz moderner elektronischer Zahlungsvarianten sehr beliebt und kommt weiterhin in allen Bereichen zum Einsatz. Dies ist einer der Gründe dafür, dass der Begriff der Faktura in Deutschland weiter differenziert wird, während er in anderen Länder ausschließlich für die Rechnungsstellung verwendet wird. Deutschland ist eines der wenigen europäischen Länder, in denen Bargeld nach wie vor einen sehr großen Stellenwert hat.
Fakturierung – ein Element der Buchhaltung
In der Finanzwelt umfasst die Fakturierung alle Abläufe, die mit der Zahlung von Rechnungen in Zusammenhang stehen. Bei pünktlicher Begleichung der Rechnung wird diese auf das Konto des Kunden gebucht, sodass es ausgeglichen ist. Aber auch Mahnverfahren, die notwendig sind, wenn ein Kunde nicht zahlt, werden zu der Fakturierung hinzugezählt.
Die Fakturierung umfasst auch weitere Tätigkeiten, die im Rahmen der Rechnungslegung anfallen. Dazu gehört unter anderem die Erstellung von Gutschriften, wenn Kunden eine Ware zurückgesendet oder per Vorlasse bezahlt haben. Bei der Arbeit mit Rabattsystemen ist es ebenfalls wichtig, die entsprechenden Vorteile auf die Konten der Kunden einzuspielen.
Fazit:
Der Unterschied zwischen einer Rechnung und der Faktura kann in der Finanzwelt definiert werden. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist es jedoch auch üblich, die Begriffe Rechnung und Faktura einheitlich zu verwenden. Dies ist vor allem in Ländern wie Österreich und der Schweiz zu beobachten, weil sich der Sprachgebrauch von dem in Deutschland in Details unterscheidet.
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Claudia ist Content-Redakeurin und schreibt im Blog von Biteno.com über technische und betriebswirtschaftliche Themen.
