Arbeitsplatzbuchungssysteme: Wie Unternehmen die moderne Geschäftswelt erobern

Arbeitsbuchungssystem

Die Geschäftswelt hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Globalisierung, Automatisierung und Digitalisierung haben in allen Branchen ihre Spuren hinterlassen und verändern die Arbeitswelt noch heute. Spätestens seit der Corona-Pandemie sind hybride und flexible Arbeitsmodelle immer mehr zum aktuellen Standard geworden. Das bedeutet nicht nur eine große Umstellung für die Arbeitnehmer, sondern auch für ihre Arbeitgeber.  Nur Unternehmen, die in ein effizientes Arbeitsplatzbuchungssystem investieren, haben eine Chance, diesen Wandel zu meistern. Der folgende Artikel bietet einen Überblick darüber, worum es sich dabei handelt und warum es so wichtig ist, dass moderne Arbeitgeber sich an die modernen Umstände anpassen.

Schreibtische online reservieren

Das System der Arbeitsplatzbuchung ist die digitale Lösung für Mitarbeiter, die Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze buchen wollen. Dabei handelt es sich um ein logistisches Unterfangen, das seit der Einführung des hybriden Arbeitens in vielen Betrieben an Komplexität gewonnen hat. Schließlich hat nicht mehr jeder seinen fest zugeordneten Arbeitsplatz, an dem er jeden Morgen ankommt. Stattdessen arbeiten immer mehr Menschen zum Teil auch von Zuhause aus. Anstatt einen Arbeitsplatz deshalb zwei bis drei Tage pro Woche ungenutzt zu lassen, rotieren Mitarbeiter einfach durch die bestehenden Arbeitsplätze durch. Dazu verwenden sie verschiedene Arbeitsplatzbuchungssysteme, die in vielen Fällen auch Kalender und Kommunikationsplattformen integrieren.

Vorteile für Betriebe und ihre Mitarbeiter

Die Vorteile eines guten Systems zur Vergabe der Arbeitsplätze sind zahlreich:

  • Optimierte Nutzung der Ressourcen: Die Büroflächen können maximal genutzt werden und alle Kapazitäten werden effizient zugeordnet. So entsteht mehr Platz für das Wesentliche.
  • Kostenersparnis: Unternehmen, die 50 Mitarbeiter haben, aber immer nur etwa 20 gleichzeitig im Büro willkommen heißen, können ihre Bürofläche halbieren und somit hohe Miet- und Betriebskosten sparen – Ausgaben, die stattdessen an anderer Stelle genutzt werden oder in die Mitarbeiter investiert werden können.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Das sorgt auch dafür, dass sich die Mitarbeiter im Unternehmen wohler fühlen. Sie schätzen die Flexibilität, die das hybride Arbeiten und die verbesserte Work-Life-Balance bieten.
  • Effiziente Zusammenarbeit: Treffen sich Teams doch mal ganz persönlich, können sie ihre Besprechungen ganz einfach online buchen und dementsprechend konzentrierter arbeiten.
  • Transparenz: In einem guten Arbeitsplatzbuchungssystem haben sowohl die Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine vollständige Übersicht darüber, welche Arbeitsplätze, Team-Räume und Studios belegt sind und wo noch Verfügbarkeit herrscht.
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Funktionen der Systeme

Die grundlegende Aufgaben eines Arbeitsplatzbuchungssystems ist also, Verfügbarkeiten anzuzeigen und Buchungen in Echtzeit darzustellen. Dabei sollten auch Bereiche und Zonen zu verwalten sein, also zum Beispiel besonders ruhige Arbeitsbereiche und Kollaborationszonen. Auch die Integration mit Kalendern und Tools zur internen Kommunikation wie Outlook, Slack und Microsoft Teams spielt eine Rolle. Für die Arbeitgeber und Führungskräfte sind Analysen zur Nutzung besonders spannend und für alle Prozesse, die im Hintergrund geschehen, kann auch das Hygiene- und Sicherheitsmanagement mit in das System einbezogen werden.

Die optimale Nutzung

Nur, wenn das System von allen Mitarbeitern genutzt wird, gibt es einen akkuraten Überblick darüber, welche Plätze wann vergeben sind. Deshalb kann es notwendig sein, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen und klar mit ihnen zu kommunizieren. Durch Funktionen zur Erinnerung und automatischen Freigaben können No-Shows vermieden werden.

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