Die Vorteile von Desk Sharing im IT-Bereich

Sharing Desk

In vielen Bereichen arbeiten mittlerweile rund 50 Prozent der Arbeitnehmer im Homeoffice. Gerade in der vernetzten IT-Branche ist das durch moderne Software kein Problem mehr, Kolleginnen und Kollegen befinden sich oft auf der ganzen Welt. Zwangsläufig verkleinern Unternehmen dadurch auch ihre Büroräume, denn es wird weniger Platz benötigt. Desk Sharing ist der beste Weg, um dennoch keine Platzprobleme zu bekommen.

Was genau ist Desk Sharing?

Der englische Begriff „Desk Sharing“ (also „Tische teilen“) beschreibt die flexible Einteilung der vorhandenen Arbeitsplätze in einem Unternehmen. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die im Büro arbeiten, können jeden Tag selbst entscheiden, an welchem Tisch bzw. in welchem Büro sie arbeiten möchten. Feste Arbeitsplätze gibt es dadurch nicht mehr.

Der Grund: Viele Vor-Ort-Arbeitsplätze bleiben durch Remote-Work, Homeoffice oder auch Krankheit oft unbesetzt, ein volles Büro ist heute eher selten. Durch das Desk Sharing sparen Unternehmen zudem Platz und wertvolle Ressourcen, was sich wiederum positiv auf die Kosten auswirkt.

So gelingt Desk Sharing innerhalb von Unternehmen

In kleinen Unternehmen gibt es oft keine speziellen, geregelten Abläufe zu den Shared Desks. Wer zuerst im Büro ist, der profitiert in der Regel von einer größeren Auswahl an freien Arbeitsplätzen. In großen Betrieben ist es jedoch sinnvoll, eine Desk Sharing Software wie Flexopus zu nutzen, um die vorhandenen Arbeitsplätze bereits vor Arbeitsbeginn einzuteilen.

Innerhalb des Programms sehen alle Mitarbeitenden, die Zugriff haben, eine Übersicht über alle freien Tische innerhalb des Büros. Zu einem sinnvollen Zeitpunkt, also beispielsweise am Abend vor dem Tag im Büro, können sie sich dann einen Tisch für einen bestimmten Zeitraum buchen. Dieser wird dann den anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als „reserviert“ angezeigt und es kommt nicht mehr zu Unklarheiten.

Vorteile von Desk Sharing im IT-Bereich

Technologie- und Beratungsunternehmen sind Vorreiter, wenn es um die Einführung flexibler und digitaler Arbeitszeitmodelle geht. Laut einer Studie von Deloitte setzen rund 70 % dieser Betriebe auf Desk Sharing oder andere hybride Arbeitsmodelle. Gerade die IT-Branche bietet aufgrund ihres Arbeitsbereiches viele Möglichkeiten, hybride Arbeitsmethoden umzusetzen.

Das Desk-Sharing-Modell bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende:

  • Kreative und abwechslungsreiche Arbeitsumgebung, in welcher die Möglichkeit besteht, neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.
  • Kosten- und Platzersparnis, da die Unternehmen weniger große Büroflächen mieten und weniger Arbeitsausstattung kaufen müssen.
  • Mehr Selbstbestimmung für die Mitarbeitenden, da diese den Arbeitsplatz täglich selbst wählen können und organisieren müssen.
  • Alle Mitarbeitenden sind gleichberechtigt und arbeiten an den gleichen Arbeitsplätzen, was das Vertrauen und die Transparenz erhöht.
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Kritik am Desk Sharing stützt sich vor allem auf den fehlenden Teamzusammenhalt, da nicht mehr in einem vordefinierten Umfeld gearbeitet wird. Mitarbeitende sehen täglich eventuell nicht mehr die gleichen Kollegen, was nicht allen gefällt. Zudem entsteht ein zusätzlicher Aufwand für die Organisation und Planung.

Abschließender Tipp: Digitale Abläufe sind entscheidend

Das Desk Sharing kann nur dann gelingen, wenn alle Mitarbeitenden Zugriff auf alle Ressourcen haben, die sie für die Arbeit brauchen. Beispielsweise müssen Cloud-Lösungen etabliert werden, in denen alle relevanten Dokumente gespeichert und sortiert werden. Auch die Zusammenarbeit der Teams muss trotz räumlicher Distanz funktionieren, etwa über Kollaborationstools oder regelmäßige Meetings.

Steht diese Struktur jedoch, ist es kein Problem mehr, Desk Sharing im Unternehmen zu etablieren!

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