E-Mail Archivierung – alles Wichtige im Blick
Seit Anfang des Jahres 2017 ist es offiziell: Nicht nur Papierdokumente, sondern auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten, müssen im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente berücksichtigt werden. Damit ist das Thema E-Mail Archivierung brisanter denn je.
Diese Anforderung hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) bereits im November 2014 detailliert dargelegt. Die vom BMF so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ lösen die bisher geltenden GoBS und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab.
Diese Wortungetüme besagen letztlich, dass auch für den elektronischen Austausch via E-Mail die gleichen Regel wir für alle anderen Geschäfts-Dokumente, wie etwa Angebote, Rechnungen oder Mahnungen gelten. Kommt das Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.
Vorteile der Email Archivierung
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Email Archivierung
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Die Lösung: E-Mail Archivierung
Was bedeutet das?
Jegliche geschäftliche Korrespondenz, die nicht nur in Papierform, sondern auch per E-Mail abgewickelt wird, muss rechtssicher archiviert werden. Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz müssen alle E-Mails vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufbewahren.
Dazu gehören vor allem E-Mails, die die Funktion eines buchhalterischen Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben. Das Gleiche gilt für die steuerlich relevanten Anhänge wie Rechnungen oder Angebote.
Wichtig dabei ist:
Der Empfang und das Versenden von E-Mails muss auch im Nachhinein belegbar sein. Das bedeutet, dass es nicht ausreichend ist ein großes Postfach zu führen, in dem alle Mails gespeichert werden. Um den Grundzügen des GoBD zu genügen, muss also jede Mail in einem Archiv abgespeichert und vor dem versehentlichen Löschen geschützt werden.
Die Technik zur Archivierung von Mails
Bestellen Sie die rechtssichere E-Mail Archivierung und sichern Sie diese Vorteile
- vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung Ihrer E-Mails
- Vollständiger Schutz vor Datenverlust
- Schnellere Suche nach alten E-Mails
- Archvierung entlastet ihren E-Mail Server (z.B. MS Exchange)
- Abschaffung von Quotas und PST-Dateien
- One-Click-Restore für alle Anwender
- Möglichkeit, verteilte E-Mails zusammenführen
Vor allem aber: Mit der rechtssicheren E-Mail Archivierung sind Sie und Ihr Unternehmen in Sachen GoDB auf der sicheren Seite. Sie können jederzeit gegenüber dem Finanzamt, ihrem Steuerberater oder sonstigen Parteien belegen, wer wann von wem welche E-Mail bekommen hat oder wem Sie welche Mail wann geschickt haben.
Zögen Sie nicht und nehmen Sie das Thema Email Archivierung jetzt in Angriff, um rechtliche Konsequenzen auszuschließen!
Zufriedenen Kunden
Wir waren sehr positiv überrascht von Biteno. Wie schnell und professionell unser Netzwerk wieder in Ordnung gebracht wurde. Vor allem, dass dies außerhalb unserer Bürozeiten stattfand und wir keinen Stillstand hatten!
Das waren wir von unserem vorherigen Systemhaus so nicht gewohnt. Für uns hat es sich gelohnt den richtigen Partner für unsere IT gefunden zu haben!
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