Was ist eine E-Mail?

So ziemlich jeder wird in seinem Leben schon E-Mails verschickt und auch empfangen haben. Tatsächlich werden täglich weltweit mehr als 300 Milliarden E-Mails versendet. Und die Tendenz ist weiterhin steigend, bis 2025 sollen es knapp 400 Milliarden elektronische Nachrichten pro Tag werden. Doch so sehr dieses Medium in aller Munde ist und rege verwendet wird, so unklar ist vielen, wie genau es funktioniert. Im Folgenden gehen wir darauf ein, was eine E-Mail ist, wie der Versand vonstattengeht und welche Voraussetzungen gegeben sein müssen.

Was ist eine E-Mail?

Wie so viele Wörter im EDV-Bereich, kommt auch dieses Wort aus dem Englischen. Es ist die Abkürzung für „electronic mail“, zu Deutsch „elektronische Post“, wobei die entsprechende Abkürzung E-Post eher selten verwendet wird. Sie gehört, wie das World Wide Web auch, zu den Internetdiensten und war dort eine der ersten Anwendungen überhaupt.

Bei einer E-Mail werden Nachrichten auf schriftlichem Wege von A nach B gesendet, allerdings mit einer Besonderheit. Geschah eine solche Nachrichten-Übermittlung nämlich einst analog, etwa durch Briefe, Postkarten und Faxe, so geht dies bei einer E-Mail auf digitalem Wege.

Der Vorteil einer elektronischen Nachricht ist, dass auch Anhänge verschickt werden können und die Übermittlung innerhalb weniger Sekunden geschieht.

Eine E-Mail besteht aus zwei Teilen. Zum einen dem Header und zum anderen dem Body. Im Header befinden sich Informationen wie etwa Absender und Empfänger der Mail sowie Datum und Uhrzeit des Versands. Der Body wiederum beinhaltet unter anderem die eigentliche Nachricht, gegebenenfalls eine Signatur und eventuelle Anhänge.

Was benötigt man als Anwender?

Um überhaupt eine E-Mail verschicken, beziehungsweise empfangen zu können, braucht man eine E-Mail-Adresse. Diese besteht aus einem Local-Part und einem Domain-Part. Nehmen wir als Beispiel einmal die E-Mail-Adresse „info@biteno.com“. In diesem Fall ist „info“ der Local-Part, während „biteno.com“ den Domain-Part darstellt.

Verfügt man nun über eine E-Mail-Adresse, benötigt man des Weiteren eine bestimmte Software. Entweder ein E-Mail-Programm wie etwa Outlook (Express) oder Thunderbird, das auf dem eigenen Rechner installiert wird. Oder aber man greift auf einen E-Mail-Dienst im Internet zurück, das heißt, man nimmt die Dienste eines sogenannten Webmail-Anbieters in Anspruch. Bei diesem hat man nach einer Anmeldung die Möglichkeit, sämtliche E-Mail-Angelegenheiten über einen Browser wie beispielsweise Mozilla Firefox, Google Chrome oder Microsoft Edge laufen zu lassen. Bekannte Webmail-Anbieter sind zum Beispiel Outlook.com, Yahoo Mail und GMail.

Welche weiteren Voraussetzungen müssen gegeben sein?

Eine E-Mail-Adresse sowie ein Programm, mit dem E-Mails versendet, empfangen und gespeichert werden können, sind also die Grundvoraussetzungen, um eine Nachricht auf elektronischem Wege von A nach B zu bringen. Doch der Transport an sich erfordert noch weitere Mittel.

Wenn beispielsweise ein Angestellter in einem Unternehmen eine E-Mail versendet, so wird er dies in der Regel mithilfe eines auf seinem Rechner installierten E-Mail-Programms durchführen. Dieser Rechner ist innerhalb eines Netzwerks mit vielen anderen Rechnern verbunden, darunter auch einem oder mehreren Server(n). Ein Server ist ein zentraler Computer, der den anderen Rechnern seine Ressourcen zur Verfügung stellt. Ein solcher physischer Server wird durch eine Virtualisierungssoftware in mehrere virtuelle Server aufgeteilt, die verschiedene Aufgaben erfüllen.

Wie verläuft ein E-Mail-Versand?

Wenn nun unser Angestellter eine E-Mail in seinem Mail-Programm verfasst und auf „Senden“ klickt, so schickt das E-Mail-Programm die elektronische Post an einen der virtuellen Server im Netzwerk. Dieser virtuelle Server ist ein Mailserver (auch MTA, Mail Transfer Agent genannt). Zu den Aufgaben eines Mailservers gehört es unter anderem, Mails zu empfangen, zu speichern, zu verarbeiten und an andere Mailserver weiterzuleiten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass es davon mehrere innerhalb eines Netzwerkes gibt, damit auch beim Ausfall oder der Wartung einer dieser Mailserver dessen Aufgaben weiterhin ausgeführt werden können. Wenn es sich hierbei um den Server handelt, von dem aus die Mail verschickt wird, wird dieser auch Quellserver genannt. Von diesem Quellserver aus wird die E-Mail dann über das Internet an den Mailserver des Empfängers gesendet; dieser Mailserver wird als Zielserver bezeichnet. Die Übertragung geschieht durch das Protokoll mit dem Namen SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Der Zielserver speichert diese Mail und hält sie mindestens so lange vor, bis sie abgerufen wird.

Was passiert im letzten Schritt?

Sobald der Empfänger sein E-Mail-Programm öffnet, ruft dieses die Mail vom Mailserver ab und stellt sie in der Übersicht als „neu“ dar, in der Regel mit fett dargestellten Buchstaben und einem Icon, das einen verschlossenen Umschlag anzeigt. Nachdem der Empfänger die Mail angeklickt hat, wird sie in der Übersicht mit nicht mehr gefetteten Buchstaben und einem geöffneten Umschlag angezeigt. Das Abrufen der Mail kann mithilfe von zwei Protokollen geschehen. Zum einen über POP3 (Post Office Protocol Version 3), zum anderen via IMAP (Internet Message Access Protocol). Im Falle von POP3 werden die Mails, nachdem sie vom E-Mail-Programm des Benutzers abgerufen wurden, vom Server gelöscht, während sie bei IMAP dort gespeichert bleiben.