Was ist Fakturierung?
Der Begriff Fakturierung bezeichnet die Rechnungserstellung im Unternehmen. Für jedes verkaufte Produkt und jede erbrachte Dienstleistung muss laut den Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GOB) eine Rechnung erstellt werden.
Die Wortherkunft Faktura lässt sich aus dem Lateinischen ableiten und bedeutet soviel wie „machen“. Das Wort Faktura wird heute nur noch in der Schweiz und in Österreich verwendet, in Deutschland gilt der Begriff als veraltet.
Wann genau muss eine Rechnung erstellt, also fakturiert werden?
Die Fakturierung ist die Rechnungsstellung in einem Unternehmen
Der genaue Moment, ab dem eine Rechnung erstellt oder fakturiert werden muss, ist die Lieferung der Ware an den Kunden beziehungsweise die Erbringung der Dienstleistung. Zur Fakturierung zählt nicht nur das Erstellen von Rechnungen. Auch alle Tätigkeiten, die mit der Rechnungsstellung zusammenhängen bis zur Buchung des Geschäftsfalles auf das jeweilige Konto werden als Fakturieren bezeichnet.
Eine Rechnung muss ganz bestimmte Anforderungen erfüllen, soll sie auch wirklich als Rechnung Geltung erlangen. Dabei ist es erforderlich, sich genau an die gesetzlichen Vorschriften zu halten. Der Gesetzgeber schreibt bestimmte Kriterien vor, die unbedingt auf einer Rechnung erscheinen müssen.
Das sind unter anderem die Rechnungsanschrift des Leistungsempfängers beziehungsweise Kunden, das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde sowie eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Ist das Unternehmen, dass die Rechnung erstellt, zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet, muss die Ware oder Dienstleistung mit den Nettopreis ausgewiesen und die Umsatzsteuer separat aufgeführt werden.
Bei der Umsatzsteuer gibt es Ausnahmen
Wer als Unternehmen von der Umsatzsteuer ausgenommen ist, dies sind in Deutschland beispielsweise Kleinunternehmer, muss dies auf der Rechnung entsprechend vermerken. Dafür schreibt der Gesetzgeber beispielsweise bei den Kleinunternehmern die folgende Formulierung vor: „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
Für das Versenden der Rechnung wird keine bestimmte Art des Versandes vorgeschrieben. Wichtig ist natürlich, dass diese dem Empfänger auch wirklich zugeht. Dies sollte zeitnah erfolgen, damit der Zahlungspflichtige ausreichend Zeit hat, die Rechnung zu überweisen oder auch bestimmte Skonti nutzen kann. Wurden Rechnungen früher ausschließlich per Post verschickt, werden sie heute zunehmend elektronisch versandt.
Das Umsatzsteuergesetz regelt die Gestaltung von Rechnungen
Wo sind die gesetzlichen Vorschriften der Rechnungslegung geregelt?
Die gesetzlichen Vorschriften zur Gestaltung und Form von Rechnungen werden im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. § 14 I UStG beinhaltet zum Beispiel die Regelungen betreffen die Form der Rechnung. Darin steht, dass diese dem Empfänger entweder schriftlich oder als elektronische Rechnung zuzustellen ist.
In § 15 I Nr. 1 UStG ist geregelt, welche Pflichtbestandteile eine Rechnung beinhalten muss. Stellen Unternehmen Rechnungen aus, die eine zu hohe Steuer ausweisen, sind sie laut §§ 14b und 14c UStG verpflichtet, die Rechnung um den zu hohen Betrag zu berichtigen und diese erneut auszustellen.
Was sind Zahlungsaufforderung und Zahlungsziel?
Der eigentliche Zweck einer Rechnung ist, dass der fällige Betrag bezahlt wird. Damit diese Forderung notfalls auch gerichtlich durchgesetzt werden kann, müssen Rechnungen in Schriftform vorhanden sein. Die Rechnung beinhaltet die Zahlungsaufforderung, den Gegenwert der Ware oder Dienstleistung bis zu einem bestimmten Termin auf das Konto des Empfängers zu überweisen. Diesen Termin nennt man in der Buchhaltung Zahlungsziel.
Als Zahlungsziele gibt es heute verschiedene Möglichkeiten. Viele Unternehmen wünschen den Zahlungseingang per sofort beziehungsweise innerhalb von ein oder zwei Wochen. Noch vor wenigen Jahren war es lukrativ, mit der Möglichkeit eines Skontos einen vorzeitigen Zahlungsausgleich zu erreichen. Wurde die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum bezahlt, durfte sich der Kunde einen bestimmten Prozentsatz des Betrages einbehalten. Heute ist ein vorheriger Skontoabzug kaum noch üblich.
Die Fakturierung der Rechnungen in die Hände eines externen Dienstleisters legen
Für die Buchhaltung ist eine Vielzahl an Software vorhanden
Immer häufiger wählen Unternehmen die Möglichkeit, das Fakturieren der Rechnungen in die Hände eines externen Dienstleisters oder ein Inkassobüro zu legen. Damit sparen sie erhebliche Personalkosten beziehungsweise können sie ihre Mitarbeiter mit speziellen, für das eigene Unternehmen gedachten Aufgaben betrauen.
Heute sind auf dem Markt eine Vielfalt professioneller Buchhaltungsprogramme zu haben, die eine einfache und effiziente Rechnungsbearbeitung möglich machen. Die teilweise automatisch ablaufenden Prozesse können genauso gut von einem externen Dienstleister erledigt werden. Diese Dienstleister übernehmen dabei auch das Mahnwesen und das Forderungsmanagement.
Der Unterschied von Vorfakturierung und Nachfakturierung
Zwei Begriffe sind bei der Fakturierung besonders wichtig: die Vor- und die Nachfakturierung. Bei der Vorfakturierung werden dem Kunden Rechnungen für eine Ware oder Dienstleistung bereits vor dem Erhalt vorgelegt. Die Nachfakturierung ist dann entsprechend die Vorlage der Rechnung nach dem Erhalt der Ware oder Dienstleistung.
Die Vorfakturierung hat den Zweck, den Geldbetrag beispielsweise mittels Vorkasse zu erhalten. Unternehmen nehmen diese Möglichkeit in Anspruch, wenn es sich beim Kunden beispielsweise um einen Neukunden handelt, dessen Zahlungsverhalten unbekannt ist.
