Was ist GoBD?
GoBD ist die buchhalterische Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„. In diesen ist gesetzlich geregelt, wie lange und in welchem Umfang Unterlagen in Form von Dokumenten, sowie Belege im Unternehmen aufbewahrt sein müssen. Generell bewahrt man Belege ohne Ausnahmen 10 Jahre auf. Die Regelung gilt für alle Unternehmensformen, sowie für Selbstständige und Freiberufler. Buchhaltungspflichtige, also Gewerbetreibende und Unternehmensführende sind der Regelung untergeordnet.
Fakten zur Aufbewahrung und Prüfbarkeit physischer und digitaler Unterlagen
Dokumente müssen unveränderbar aufgehoben werden
Die heutige GoBD beinhaltet die gleichen Anforderungen wie die frühere Bezeichnung GDPdU. Diese Abkürzung bezeichnet die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Gewerbliche Dokumente sind Rechnungen, Anschaffungsbelege, Aufzeichnungen und Kalkulationen in physischer und digitaler Form. Zum 01. Januar 2015 wurde die GDPdU als Grundsatz von der GoBD abgelöst. Buchungsstapel sind nach neuer Regelung bis zum Ablauf des folgenden Monats festgeschrieben. Das bedeutet, dass die Festschreibung spätestens bis zum USTVA-Termin besteht.
Mit Einführung der GoBD ergeben sich einige Veränderungen in der zeitrechtlichen Erfassung und Unveränderbarkeit von Buchungen. Unbare Geschäftsvorfälle werden innerhalb von 10 Tagen nach Eintritt erfasst. Kontokorrentbeziehungen müssen innerhalb von acht Tagen belegt werden. Diese Anordnung gilt für alle kreditorischen Waren- und Kostenrechnungen. Die Erfüllung der Verpflichtung ist durch eine strukturierte, geordnete Beleg-Aufbewahrung möglich.
Buchungen und Aufzeichnungen nach den GoBD unveränderbar aufbewahren
Um Manipulationen auszuschließen, wird jeder Beleg unveränderbar aufbewahrt. Die Anordnung gilt ab dem Zeitpunkt der Erfassung und bleibt über den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren erhalten. Vor- und Nebensysteme zur Zeiterfassung, der Lohnabrechnung oder Materialwirtschaft sind einbezogen. Eine Veränderung zur vorher gültigen GDPdU ergibt sich aus der erstmaligen Festschreibung von Fristen.
Die Fristsetzung orientiert sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Veränderbare Formate, wie beispielsweise Office– und Word Programme, erfüllen die Ordnungsmäßigkeitsanforderung der Unveränderbarkeit nicht. Die Umwandlung in nicht veränderbare Dateiformate, wie beispielsweise PDF, ist notwendig.
Für alle Stammdaten mit Einflussnahme auf die Buchungen besteht die Protokollierungs– und Dokumentationspflicht. Digitale Belege weisen Besonderheiten auf. Eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist und die Veränderung der Daten sind ausgeschlossen. Digitale Daten müssen für maschinelle Zugriffe von Seiten der Finanzverwaltung unverändert vorgehalten werden. Von dieser Anordnung sind neben finanzbuchrelevanten Daten, alle Einzelaufzeichnungen mit steuerlicher Bedeutung betroffen.
Auch Bargeschäfte müssen erfasst sein
Grundsätze für die Erfassung barer Geschäftsvorfälle
Die elektronische Kasse, alternativ ein Kassenbuch mit Aufführung aller täglichen Bargeschäfte sind Unternehmerpflicht. Das Kassenbuch wird nach den Grundsätzen der GoB im Sinne der ordnungsgemäßen Buchhaltung geführt. Die Vorschriften ergeben sich aus der GoBD, mit Ableitung aus dem Handelsgesetzbuch.
Ein Bargeschäft verpflichtet den Unternehmer zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Die Beleg-Nummerierung vereinfacht die Zuordnung und stellt Transparenz her. Wahrheitsgemäße, klare und fortlaufend aufgezeichnete Geschäftsvorfalle bilden die Basis. Die Kassenaufzeichnungen lassen jederzeit eine Gegenüberstellung der Soll- und Ist Bestände mit der Barkasse zu. Im Rahmen der Aufbewahrung erfolgt die Speicherung und Ablage der Dokumente und Belege in unveränderbarer Form. Der Unternehmer achtet auf die 10-jährige Aufbewahrungsfrist und den lesbaren Erhalt der dokumentierten Inhalte.
Unbare Geschäftsvorfälle fristgemäß belegen
Bei unbaren Geschäften, in die alle Geschäftsvorfälle mit Buchungen über Konten fallen, ist eine Dokumentationspflicht von 10 Tagen anberaumt. In der vorangegangenen Regelung war kein konkreter Zeitraum für die Erfassung dokumentiert. Bei Kontokorrentbeziehungen gelten acht Tage als Orientierung. Auch dieser Zeitraum war vor Einführung der GoBD nicht konkretisiert. Die geordnete Beleg-Ablage kann in digitaler, oder in unveränderlicher und sicherer Form als Grundbuchaufzeichnung erbracht werden.
Erläuterung der Begrifflichkeit Unveränderbarkeit
Auch die ausgelagerte Buchaltung unterliegt den Grundsätzen
Die Unveränderbarkeit bezieht sich auf das gespeicherte oder gedruckte Datenformat. Buchungssätze sind weiterhin in einer Vor- oder Stapelerfassung möglich. Die Kontrolle und Korrektur durch eine autorisierte Kanzlei und Steuerberatung wird durch die Richtlinienänderung nicht beeinflusst. Nach der Beleg-Erfassung im gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum stellt die Veränderung eine Beeinträchtigung der Plausibilität dar. Bei fehlerhaften Belegen und Unterlagen erfolgt die notwendige Änderung durch, oder unter Aufsicht der steuerlich betreuenden Kanzlei.
Mit der Unveränderbarkeit geht die Festschreibung einher. Unabhängig von der Vor- oder Stapelerfassung von Geschäftsvorfällen sind die Grundsätze erst eingehalten, wenn die Belege unveränderbar gebucht sind. Im Konkreten heißt das, dass ab diesem Zeitpunkt jede Änderung dokumentiert und plausibel nachvollziehbar protokolliert sein muss.
Die Forderung zur Ablage nicht veränderbarer und damit fälschungssicherer Belege beugt der Manipulation im steuerlichen Bereich vor. Die GDPdU hat einige Punkte zur Konkretisierung offen gelassen, die mit dem Inkrafttreten der neuen Grundsätzezur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern fixiert wurden. Jeder Unternehmer ist zu einer plausiblen, ehrlichen und nachvollziehbaren Buchführung verpflichtet. Auch bei Auslagerung der Buchhaltung an eine Kanzlei ist die Fristeinhaltung vorgeschrieben.
Verschiedene Grundsatzpunkte in der ordentlichen Buchführung
Die Basis der steuerlichen Erfassung, Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrungspflicht basiert auf verschiedenen Grundsätzen. Dabei stehen die Klarheit und Übersichtlichkeit, die Richtigkeit und Willkürfreiheit im Vordergrund. Die Vollständigkeit, das Saldierungsverbot und die Bilanzidentität sind einzuhalten. Weitere wichtige Faktoren basieren auf der Einhaltung von Terminen und der periodischen Abgrenzung. Die Kontinuität der Bewertungsmethoden und die Ordnung in den Belegen und Berechnungen sind grundlegend.
In Gegenüberstellung zur lockeren Regelung der GDPdU sind Unternehmer jetzt zu mehr Disziplin angehalten. Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten für 10 Jahre ist keine Neuerung, während die Frist- und Dokumentationspflicht eine Neuorientierung erfordert. Die allgemein anerkannten Regelungen ergänzen das Handelsgesetzbuch und bilden eine Grundlage, wo einzelne Vorgaben eine Auslegung benötigen.
Digitale Buchhaltung nach den Vorschriften der Finanzbehörde
Mit Büroware vereinfacht sich die Buchführung
Die Software „Büroware“ vereinfacht die Buchhaltung und ermöglicht den regelkonformen Export aller gebuchten Belege. Da die Veränderung von Buchungsbelegen und Dokumenten ausgeschlossen ist, entsteht dem Anwender der Vorteil der Rechtssicherheit. Im Kontext zu den vorgegebenen Fristen für die Festsetzung von Bar- und Kreditorengeschäften wirkt der Einsatz von Büroware jeglicher Manipulation entgegen.
Im digitalen Zeitalter führen die meisten Unternehmen elektronische Bücher. Daher geht die neue Verordnung neben der Aufbewahrung physischer Dokumente, auf die Haltezeit digitaler Dokumente ein. In der Bezeichnung „Dokument“ sind alle Belege, Rechnungen und Protokollierungen enthalten. Die gemeinschaftliche Aufbewahrung der Inhalte aus Warenwirtschaftssystemen, Kassensystemen und Fakturierungssystemen gehören in die ordentliche und ordnungsgemäße Buchführung. Abweichungen sind nicht erlaubt und ziehen außerordentliche Steuerprüfungen wegen mangelnder Plausibilität nach sich.
Die Vorschriften der Finanzbehörde gelten gleichermaßen für digitale wie für physische Dokumente. Hier wird kein Unterschied gemacht, was die Unveränderbarkeit und die Authentizität der Aufzeichnungen betrifft. Mit einer Software wie Büroware vereinfacht sich die Buchführung und die Übersichtlichkeit wird im gesamten Ablage- und Aufbewahrungssystem vollumfänglich hergestellt.
