Was ist Outtasking in der IT?

Während Outsourcing die Übergabe größerer Aufgabenbereiche bedeutet und sogar die ganze IT umfassen kann, geben Sie mit Outtasking nur enger begrenzte Aufgaben nach außen bzw. einem IT-Dienstleister und behalten mehr Kontrolle über die Abläufe.

Was genau ist Outtasking?

Im einfachsten Fall haben Sie eine spezielle Aufgabe wie beispielsweise eine Internetrecherche. Dafür suchen Sie geeignete Auftragnehmer, die Sie unter anderen Möglichkeiten auf großen Freelancer-Plattformen finden können. Sie suchen sich den Ihnen am besten erscheinenden Dienstleister aus und übergeben die Spezifikationen des Auftrags. Nach Auftragserfüllung bezahlen Sie sein Honorar.

Das erweiterte Modell von Outtasking umfasst mehr oder größere Aufträge und vor allem eine gewisse Regelmäßigkeit, mit der Sie auch eine stabilere Beziehung zu Ihren Dienstleistern aufbauen.

Motivationen für das Outtasking

Gerade im IT-Bereich ist es für kleinere und auch mittlere Unternehmen nicht einfach, mit der technischen Entwicklung in jedem Bereich Schritt zu halten. Das gilt besonders dann, wenn die IT-Abteilung klein oder gar nicht vorhanden ist.

Daraus entsteht die Idee, bestimmte dieser Aufgaben auszulagern.

Eine kurzfristige Motivation dafür kann der Ersatz für einen kranken Mitarbeiter sein oder die Notwendigkeit, sich Spezialwissen für eine bestimmte Aufgabe heranzuziehen.

Längerfristig kann es der Gedanke sein, Routineaufgaben zur Kostenreduktion nach außen zu vergeben.

Unterschiede zwischen Outtasking und Outsourcing

Im Outsourcing werden größere Bereiche ausgelagert, bei denen es sich um die ganze IT oder doch um wesentliche Teile davon handeln kann. Diese Bereiche sind dann in der Verantwortung des externen Auftragnehmers. Damit haben Sie weniger Kontrolle über die Art der Auftragserfüllung und begeben sich daher in ein größeres Abhängigkeitsverhältnis.

Ein wichtiger Punkt ist auch die beim Outsourcing oft übliche Vertragsdauer von 5 bis 10 Jahren. Diese bedingt durch einen Lock-in nicht nur einen Mangel an geschäftlicher Flexibilität, sie erlaubt Ihnen auch nicht, auf in dieser Zeit neu aufkommende technische Entwicklungen zu reagieren. Stellen Sie sich vor, Sie hätten im Jahr 2005 einen solchen Vertrag über 10 Jahre abgeschlossen. Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses war das Smartphone noch nicht einmal auf dem Markt, im Jahr 2007 kam dann das erste iPhone heraus. Das bedeutet, dass manche Teile des Vertrags überflüssig geworden wären, manche andere aber gefehlt hätten.

Outtasking ist hingegen auch als selektives Outsourcing bekannt. Die Kontrolle bleibt in Ihrem Unternehmen, denn Sie schließen ein SLA oder Service Level Agreement nur für einen überschaubaren Zeitraum ab.

Vorteile des Outtaskings

– Wie beim Outsourcing ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und andere Aufgaben nach außen zu vergeben.

– Falls Sie ein größeres Outsourcing im Sinn haben, können Sie Ihre Auftragnehmer mit einem ersten Outtasking testen. Die größeren Aufträge vergeben Sie dann erst, wenn die kleineren zufriedenstellend ausgeführt worden sind.

– Beim Outsourcing haben Sie einen Dienstleister, der ein größeres Spektrum von Aufgaben abdeckt, aber vielleicht nicht alle Aufgaben in derselben Qualität erfüllen kann. Mit Outtasking können Sie jeden Teilauftrag an den am besten qualifizierten Dienstleister vergeben.

– Speziell in der IT kann Ihr externer Dienstleister Ihnen auch bei der Bewältigung der neuesten technischen Entwicklungen zur Seite stehen. Diese ständige Beobachtung im Haus selbst durchzuführen kann für ein kleineres Unternehmen nicht nur zu teuer, sondern auch ineffizient sein.

– Wenn Sie einzelne Aufträge als Outtasking vergeben, bezahlen Sie auch nur die Leistungen, die Ihre externen Auftragnehmer tatsächlich erbracht haben. Das kann im Vergleich zum Outsourcing Kostenvorteile bedeuten.

– Ein wenig beachteter Vorteil ist der ständige Kontakt Ihrer Mitarbeiter mit einem qualifizierten externen Auftragnehmer. Es wird durch diese Kontakte fast notwendigerweise dazu kommen, dass sich die Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter wie ganz von selbst verbessern. Mindestens werden Sie lernen, die richtigen Fragen zu stellen und mit den Antworten umzugehen.

Herausforderungen beim Outtasking

Die wesentliche Schwierigkeit besteht genau aus der Aufteilung der Auftragsvergabe, die eben auch den wesentlichen Vorteil darstellt. Die Arbeitsabläufe müssen genau bekannt sein, um richtig beurteilen zu können, welche Teile der Aufgaben nach außen vergeben werden kann. Die Organisation ist also anspruchsvoller, als wenn Sie einfach einen größeren Teil Ihrer Geschäftsabläufe im Paket als Outsourcing vergeben.