Haben Sie sich jemals gefragt, warum die E-Mail Archivierung so unabdingbar für moderne Unternehmen geworden ist? In Deutschland produziert jeder Büroangestellte im Durchschnitt 600 E-Mails monatlich. Angesichts dieser enormen Menge an Kommunikation wird die Bedeutung der E-Mail-Archivierung klarer. Aber was macht die Notwendigkeit der E-Mail-Archivierung wirklich aus? Ein Backup alleine reicht nicht aus. Transparenz und […]
Seamonkey ist ein Paket von Programmen für den Zugang zum Internet. Sie können damit Ihre E-Mail lesen und verwalten, im Internet surfen und mit einem IRC Client chatten. Darüber hinaus werden von Seamonkey noch Werkzeuge für Entwickler wie ein DOM Inspektor angeboten.Im Gegensatz zu den heute am meisten verbreiteten Browsern und E-Mail Programmen bietet Seamonkey […]
Wann haben Sie das letzte Mal eine handschriftliche Nachricht gesendet? Wenn Sie wie die meisten modernen Menschen sind, ist das wahrscheinlich schon eine ganze Weile her (mit Ausnahme von Feiertags- oder Geburtstagskarten). Das liegt daran, dass E-Mails zu einem festen Bestandteil unseres persönlichen und beruflichen Lebens geworden sind. Aber obwohl E-Mails so weit verbreitet sind, […]
Viele denken bei elektronischer Archivierung an eine andere Form der Ablage. Statt dem Abheften in Ordnern erfolgt ein Scannen der Dokumente. Die elektronischen Dateien wandern digitalisiert in Computersysteme, sind beispielsweise auf Festplatten und anderen Speichermedien abgelegt. Der altvertraute Ordner verwandelt sich also in Bits und Bytes im Computer, abgelegt in Foldern und Files.Diese Vorstellung reflektiert einen kleinen Teil des Übergangs […]
Wie bei einem Schreiner die Säge nicht wegzudenken ist, so darf auf keinem Computer die Adobe-Software zur Erstellung von PDF-Dateien fehlen. Ein digitaler Dokumentenaustausch ist heutzutage ohne PDF nicht mehr denkbar. PDF-Dateien sind zum weltweiten Standard geworden. Doch was hat es mit dem PDF/A Format auf sich?Das im Jahr 1993 von Adobe entwickelte Dateiformat wird mittlerweile von verschiedenen Spezialformaten ergänzt und deckt damit die Anforderungen […]
Wenn Sie sich Gedanken über DMS, also dem Dokumentenmanagement-System sowie über die Archivierung machen, dann stolpern Sie über die Frage, worin hier eigentlich der Unterschied liegt. Jedes Unternehmen benötigt verschiedene Aufbewahrungsorte im Computer, auf die sämtliche Mitarbeiter zurückgreifen können. Dennoch haben diese Aufbewahrungsorte verschiedene Funktionen, wie es auch bei DMS und Archivierung der Fall ist. Der Unterschied ist leicht erklärt.Wann spricht man von Archivierung?In einem […]
In der Büroorganisation stellt die Archivierung seit Jahrzehnten ein wichtiges Thema dar. Schließlich gibt es für wichtige Dokumente und Belege gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Dies bedeutete für viele Unternehmen, hunderttausende von Blättern in Papierform zu lagern. Ein enormer Platzbedarf war und ist die Folge, sofern das Unternehmen an der althergebrachten Archivierung der Geschäftsdokumente festhält. In den […]
Mit dem Ablauf der Schonfrist der GoDB zum 31.12.2016 besteht für Unternehmen nunmehr die Pflicht, geschäftliche Mails für mehrere Jahre aufzubewahren. Welche E-Mails dies im Detail betrifft und auf welcher rechtlichen Grundlage die Pflicht zur Archivierung beruht, möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern.GoDB – Ablauf der SchonfristAls GoDB werden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und […]
Die Archivierung von elektronischen Daten ist in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten immer wichtiger geworden. Dies betrifft nicht nur die E-Mail Archivierung, sondern auch das Archivieren von elektronischen Dokumenten, WhatsApp Kommunikationen oder elektronische Rechnungen. Doch was bedeutet Archivieren in diesem Zusammenhang genau?Definition ArchivierungUnter Archivieren wird grundsätzlich die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung, Benutzung und Erhaltung von Archivgut, […]
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